合同管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)公司的合同管理工作，保證合同依法簽訂、履行、變更和解除，及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》及其他相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)服務(wù)合同（協(xié)議）、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)合作合同（協(xié)議）、買(mǎi)賣(mài)合同、借款合同、租賃合同、保險(xiǎn)咨詢(xún)服務(wù)合同（協(xié)議）和委托合同。各部門(mén)和個(gè)人無(wú)權(quán)以公司名義或部門(mén)名義對(duì)外簽訂合同。

第二章 合同簽訂前的準(zhǔn)備

第三條 經(jīng)辦部門(mén)必須對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格和履約能力進(jìn)行調(diào)查，核對(duì)對(duì)方當(dāng)事人經(jīng)年檢有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照或其他權(quán)利能力文件并復(fù)印存檔，必要時(shí)應(yīng)要求對(duì)方提供履約擔(dān)保，擔(dān)保者是能夠承擔(dān)相應(yīng)民事責(zé)任、具備獨(dú)立法人資格并符合《民法典》有關(guān)規(guī)定的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。

第四條 合同條款必須完整、全面。有關(guān)背景材料及其他有利于合同審查的具體材料，應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整。

第三章 合同簽訂過(guò)程中有關(guān)部門(mén)職責(zé)

第五條 經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)合同草擬、簽訂和履行的全流程操作，其主要職責(zé)是：

（一）按照公司規(guī)定辦理草擬、簽訂、變更、解除、終止其經(jīng)辦合同的各項(xiàng)手續(xù)；

（二）向相關(guān)部門(mén)和公司分管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)提供其經(jīng)辦合同的有關(guān)文書(shū)、材料，提請(qǐng)相關(guān)部門(mén)和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審查其經(jīng)辦的合同；

（三）對(duì)其經(jīng)辦合同的具體情況向相關(guān)部門(mén)和公司分管領(lǐng)導(dǎo)給予真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的說(shuō)明；

（四）對(duì)所簽合同負(fù)有認(rèn)真執(zhí)行的責(zé)任，并檢查合同履行情況；

（五）及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告合同在履行中發(fā)生的問(wèn)題，并同時(shí)提出解決問(wèn)題的建議；

（六）負(fù)責(zé)解決合同糾紛；

（七）依本辦法的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同的清理、備案等工作。

第六條 合規(guī)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的審查與監(jiān)督，參與合同糾紛處理環(huán)節(jié)，具體的職責(zé)是：

（一）協(xié)助經(jīng)辦部門(mén)依法簽訂合同，參加重大合同的談判與糾紛的解決；

（二）監(jiān)督、檢查公司各部門(mén)簽訂、履行合同情況，并定期向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；

（三）審查合同是否符合法律和公司的規(guī)章制度，提出自己的獨(dú)立的意見(jiàn)和建議供經(jīng)辦部門(mén)在談判和簽訂合同時(shí)作參考，防止不完善或違法合同的出現(xiàn)。

（四）負(fù)責(zé)將合同提交法律顧問(wèn)審核。

第七條 法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)合同的審核，配合處理公司合同糾紛，具體的職責(zé)是：

（一）向公司提供日常法律咨詢(xún)服務(wù)，包括：日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)涉及的法律意見(jiàn)、法律文書(shū)審查意見(jiàn)、參與合同的談判和簽訂、勞動(dòng)法律關(guān)系、法律咨詢(xún)服務(wù)總結(jié)等；

（二）向公司提供企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化法律服務(wù)，包括：起草和制作合同范本、制定標(biāo)準(zhǔn)化流程、統(tǒng)一往來(lái)函件格式、提供法律知識(shí)培訓(xùn)、提供法律信息及咨詢(xún)。

第四章 合同法律送審流程

第八條 對(duì)于第一次對(duì)外簽訂的合同或協(xié)議，經(jīng)辦部門(mén)將需要審核的文本電子版本提交合規(guī)負(fù)責(zé)人，合規(guī)負(fù)責(zé)人在進(jìn)行初審后提交法律顧問(wèn)進(jìn)行審核。法律顧問(wèn)在審核后提交修改意見(jiàn)，合規(guī)負(fù)責(zé)人將修改稿提交至經(jīng)辦部門(mén)，由經(jīng)辦部門(mén)與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商確認(rèn)，在經(jīng)辦部門(mén)與對(duì)方確定最終版本且再次經(jīng)法律顧問(wèn)審核同意后，法律顧問(wèn)出具審查意見(jiàn)書(shū)。

第九條 按照集團(tuán)公司相關(guān)制度規(guī)定，對(duì)于需要履行集團(tuán)公司法務(wù)審批流程的合同或協(xié)議，由合規(guī)負(fù)責(zé)人按照集團(tuán)公司要求及時(shí)報(bào)審。

第十條 公司在制定標(biāo)準(zhǔn)合同版本時(shí)必須經(jīng)法律顧問(wèn)審核，使用標(biāo)準(zhǔn)合同版本簽訂合同且無(wú)修改不需報(bào)法律顧問(wèn)審核。

第五章 合同的審批程序

第十一條 經(jīng)辦人填寫(xiě)《業(yè)務(wù)/合同審批單》以后，與擬好的合同和相關(guān)材料一起按以下流程審批：經(jīng)辦人→經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理→合規(guī)負(fù)責(zé)人→分管風(fēng)險(xiǎn)副總經(jīng)理→總經(jīng)理→董事長(zhǎng)/法定代表人。

第六章 合同的簽訂

第十二條 公司所有合同必須具備以下主要條款：

（一）當(dāng)事人的名稱(chēng)和住所；

　?。ǘ?biāo)的；

　?。ㄈ?shù)量；

　?。ㄋ模┵|(zhì)量；

　?。ㄎ澹﹥r(jià)款或者報(bào)酬；

　　（六）履行期限、地點(diǎn)和方式；

　?。ㄆ撸┻`約責(zé)任；

　?。ò耍┙鉀Q爭(zhēng)議的方法。

第十三條 公司發(fā)生對(duì)外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，除即時(shí)結(jié)清者外，均須簽訂書(shū)面合同。有公司規(guī)定合同范本的，應(yīng)當(dāng)采用合同范本。

第十四條 公司合同必須保證編號(hào)的唯一性。各部門(mén)根據(jù)公司制定的合同編號(hào)規(guī)則將擬用印合同編號(hào)以后送綜合財(cái)務(wù)部，綜合財(cái)務(wù)部確認(rèn)用印審批流程完整、編號(hào)無(wú)誤并登記以后方能蓋章。

第十五條 合同必須由雙方單位的法定代表人或其授權(quán)代理人簽署，授權(quán)代理人簽署的必須持有真實(shí)有效的法定代表人授權(quán)委托書(shū)。

第十六條 參加合同談判人員應(yīng)恪守公司保密制度，不得泄露商業(yè)秘密。合同經(jīng)辦部門(mén)在送審前確定合同是否需要保密，并明確保密要求。

第十七條 所有簽訂的合同，由經(jīng)辦部門(mén)按照檔案管理辦法移交綜合財(cái)務(wù)部歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視情況留存。

第七章 合同的履行、管理

第十八條 合同生效后應(yīng)當(dāng)依法履行。經(jīng)辦部門(mén)要及時(shí)檢查履行情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)反映匯報(bào)；必要時(shí)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可實(shí)地調(diào)查合同履行情況和對(duì)方的履約能力，并及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)反映。

第十九條 各經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)承辦合同的統(tǒng)計(jì)、歸檔、臺(tái)賬登記工作，應(yīng)負(fù)責(zé)按檔案管理辦法整理合同檔案，及時(shí)移交歸檔。公司綜合部負(fù)責(zé)各部門(mén)移交合同檔案的收集、管理工作。合同履行完畢而終止的，應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦部門(mén)登記備案，交公司檔案專(zhuān)職工作人員按公司檔案管理辦法保管。經(jīng)辦部門(mén)因?yàn)楹贤礆w檔造成損失的，經(jīng)辦人和經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第二十條 公司相關(guān)人員因工作需要，可以按照公司檔案管理辦法規(guī)定程序申請(qǐng)查閱、復(fù)制、借用合同檔案材料。

第八章 合同變更、糾紛的解決和索賠

第二十一條 合同的變更或解除應(yīng)當(dāng)由雙方達(dá)成書(shū)面協(xié)議，其審批程序視同新簽合同。變更或解除合同應(yīng)報(bào)綜合財(cái)務(wù)部備案。

第二十二條 合同發(fā)生糾紛時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)反映，并告知合規(guī)負(fù)責(zé)人。合規(guī)負(fù)責(zé)人協(xié)助經(jīng)辦部門(mén)依據(jù)有關(guān)法律規(guī)定采取適當(dāng)方式解決。

第二十三條 通過(guò)協(xié)商解決糾紛的，應(yīng)將協(xié)商結(jié)果形成書(shū)面協(xié)議，并按協(xié)議執(zhí)行；協(xié)商不成引起訴訟的，經(jīng)辦部門(mén)和合規(guī)負(fù)責(zé)人配合做好調(diào)查、取證工作，由公司向人民法院起訴或向仲裁機(jī)關(guān)申請(qǐng)仲裁。

第二十四條 向人民法院或仲裁機(jī)關(guān)遞交起訴書(shū)、答辯狀或申請(qǐng)仲裁書(shū)等文件，必須按照合同審批流程審批確定。

第九章 合同監(jiān)督

第二十五條 合規(guī)負(fù)責(zé)人在接到涉及合同訂立、履行過(guò)程中存在違法違規(guī)違紀(jì)行為的舉報(bào)或投訴后，應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)及時(shí)調(diào)查處理。

第二十六條 公司合規(guī)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的監(jiān)督、檢查工作，對(duì)于違反本辦法規(guī)定訂立、履行合同的，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查處，要求責(zé)任人及其部門(mén)予以糾正，根據(jù)造成的經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響及后果，按照公司責(zé)任追究制度或崗位工作差錯(cuò)處罰細(xì)則追究直接責(zé)任人及其有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。

第十章 附則

第二十七條 本辦法由公司綜合財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)⒈O(jiān)督執(zhí)行。

第二十八條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。