最近，我負(fù)責(zé)了一個(gè)中大型的軟硬件集成的項(xiàng)目，是對(duì)某單位的車間進(jìn)行智能化改造，以提高生產(chǎn)效率，要確保設(shè)備運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性。項(xiàng)目會(huì)涉及到大量的硬件采購(gòu)、安裝以及多個(gè)軟件的開發(fā)、集成，所以在實(shí)施過程中遇到了多個(gè)難點(diǎn)。例如：

系統(tǒng)集成困難：不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互存在困難，導(dǎo)致設(shè)備之間的協(xié)同工作出現(xiàn)問題。

技術(shù)難度高：項(xiàng)目的軟硬件集成方案需要同時(shí)考慮硬件設(shè)備的兼容性和軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定性，技術(shù)難度較大。

成本管控難，項(xiàng)目預(yù)算容易失控：成本管理涉及到人力、采購(gòu)、費(fèi)用等多個(gè)維度，實(shí)際使用數(shù)據(jù)收集復(fù)雜，影響科學(xué)決策，最終造成預(yù)算管理失控。

以上幾個(gè)難點(diǎn)讓我印象最深刻的是項(xiàng)目的預(yù)算管理，沒想到是這次會(huì)這么順利！系統(tǒng)集成以及技術(shù)難度高這些都還能找供應(yīng)商外包解決，但是預(yù)算管理一失敗，這項(xiàng)目就白干了。

在之前公司也做過類似的項(xiàng)目，就遇到了項(xiàng)目預(yù)算失控的難題：由于軟件開發(fā)投入了大量的人力成本、采購(gòu)設(shè)備又受市場(chǎng)波動(dòng)的影響，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)際成本大大超過預(yù)算，最終不得不跟客戶協(xié)商，增加了部分預(yù)算，才得以成功交付。

這次的項(xiàng)目預(yù)算管理之所以這么輕松，主要是由于公司內(nèi)上的專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件——易趨（EasyTrack），幫我解決了項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃制定不全面以及實(shí)際使用數(shù)據(jù)收集等難題，所以本期內(nèi)容就簡(jiǎn)要給大家分享下，如何利用一款合適的項(xiàng)目管理軟件高效進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理。

1.借助合適的項(xiàng)目管理軟件，高效解決項(xiàng)目預(yù)算管理難題

1.1難點(diǎn)一：如何制定一個(gè)全面的項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃？

由于這次項(xiàng)目比較復(fù)雜，所需的人力資源以及采購(gòu)的硬件設(shè)施都比較多，同時(shí)還要考慮到人員的差旅成本等等，在進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃制定往往會(huì)有疏漏的情況發(fā)生。

1.1.1應(yīng)對(duì)措施：項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃制定支持按階段/按年/按月等多種方式來進(jìn)行詳細(xì)分解

我借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件，進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃制定時(shí)，可以根據(jù)需求按照項(xiàng)目階段/按年/按月三種方式來進(jìn)行分解，我一般選擇按照階段來分解。按照項(xiàng)目不同階段進(jìn)行總結(jié)分析，更加適合后續(xù)的執(zhí)行、監(jiān)控。

1.1.2應(yīng)對(duì)措施：支持項(xiàng)目成本預(yù)算以及收益預(yù)算兩種計(jì)劃制定

項(xiàng)目預(yù)算管理的重點(diǎn)在于項(xiàng)目成本以及收益管理這兩大塊，通過這兩個(gè)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，則能明確項(xiàng)目預(yù)算是否超支。我借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件能分別制定項(xiàng)目成本和收益預(yù)算計(jì)劃；還支持后續(xù)的執(zhí)行監(jiān)控，系統(tǒng)能自動(dòng)鉆取相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行實(shí)際和預(yù)算的偏差數(shù)據(jù)展示。

項(xiàng)目成本預(yù)算可以包含人工、采購(gòu)以及自定義成本類型三種，我覺得自定義成本類型比較方便，不同的項(xiàng)目會(huì)有一些特殊的需求，這樣就可以根據(jù)自己需要來進(jìn)行自定義了。

（易趨項(xiàng)目成本預(yù)算計(jì)劃視圖）

而項(xiàng)目收益預(yù)算可以包含直接收益以及自定義類型的收益。項(xiàng)目的直接收益可以關(guān)聯(lián)到銷售合同，按照階段分解后，也便于我跟進(jìn)回款情況。

（易趨項(xiàng)目收益預(yù)算計(jì)劃視圖）

1.2難點(diǎn)二：如何高效進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃的變更管理？

當(dāng)然這種中大型項(xiàng)目，變更的情況也非常常見，要想進(jìn)行規(guī)范化的項(xiàng)目預(yù)算的變更管理，那么審批流程的時(shí)間就格外長(zhǎng)，還涉及到各種開會(huì)溝通。等一個(gè)審批流程下來，項(xiàng)目進(jìn)度可能就嚴(yán)重延誤了。

1.2.1應(yīng)對(duì)措施：支持規(guī)范化的變更管理以及版本對(duì)比

我借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件，可以進(jìn)行規(guī)范化且高效的項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃的變更管理。對(duì)于一些需要變更的項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃可以直接在系統(tǒng)上進(jìn)行修訂；系統(tǒng)支持設(shè)置審批流程，便于管理層在線上直接進(jìn)行高效審批。

審批通過后，會(huì)自動(dòng)生成新的基線版本，同時(shí)可以支持進(jìn)行不同版本比較。這樣我就能了解到具體是哪些維度進(jìn)行了調(diào)整，后續(xù)進(jìn)行決策時(shí)，也能提供一定的數(shù)據(jù)支撐；同時(shí)也進(jìn)行了工作留痕，便于后續(xù)追溯。

（易趨項(xiàng)目成本預(yù)算計(jì)劃-版本對(duì)比視圖）

1.3難點(diǎn)三：如何高效進(jìn)行實(shí)際使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)？

項(xiàng)目預(yù)算實(shí)際使用情況的統(tǒng)計(jì)及分析應(yīng)該是管理過程最難的一個(gè)部分。我這個(gè)項(xiàng)目涉及到多個(gè)部門和成員，很多數(shù)據(jù)都不能及時(shí)收集、匯總分析，容易導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)無法及時(shí)識(shí)別、解決。我借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理后，可以輕松獲取相關(guān)數(shù)據(jù)以及分析報(bào)告，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的工作輕松很多。

這是由于易趨（EasyTrack）可以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目全過程、全業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化管理，除了滿足項(xiàng)目核心的計(jì)劃和任務(wù)的管控，也包含項(xiàng)目過程中的費(fèi)用、工時(shí)、采購(gòu)銷售等多維度的管理，基于項(xiàng)目維度獲各個(gè)業(yè)務(wù)流程的信息數(shù)據(jù)，節(jié)省了多個(gè)軟件來回折騰查看數(shù)據(jù)的時(shí)間，工作效率更高。

1.3.1應(yīng)對(duì)措施：系統(tǒng)自動(dòng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)并提供可視化視圖展示

我主要是查看人工、費(fèi)用、采購(gòu)以及收益等四個(gè)模塊的實(shí)際情況：

人工預(yù)算模塊的實(shí)際數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)抓取項(xiàng)目成員填報(bào)反饋的工時(shí)單來獲??；

費(fèi)用預(yù)算模塊實(shí)際數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)抓取項(xiàng)目成員填報(bào)的費(fèi)用報(bào)銷單獲??；

采購(gòu)預(yù)算模塊實(shí)際數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)通過抓取關(guān)聯(lián)到項(xiàng)目的采購(gòu)合同付款記錄獲??；

收益預(yù)算模塊實(shí)際數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)通過關(guān)聯(lián)到項(xiàng)目的銷售合同回款記錄來獲取。

（易趨項(xiàng)目概況視圖）

系統(tǒng)自動(dòng)收集各個(gè)維度的項(xiàng)目實(shí)際支出數(shù)據(jù)與預(yù)算、進(jìn)行偏差分析，并采用紅黃綠三色進(jìn)行可視化展示，綠色代表正常，黃色代表稍微超支，紅色代表嚴(yán)重超支。如有超支的風(fēng)險(xiǎn)，我能第一時(shí)間收到系統(tǒng)會(huì)發(fā)送的通知提醒，及時(shí)采取措施。

（易趨項(xiàng)目成本實(shí)際與預(yù)算偏差對(duì)比視圖）

我借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件，對(duì)項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行以上幾個(gè)維度的全面管理，這次項(xiàng)目的預(yù)算管理一直處于正常推進(jìn)的狀態(tài)，偶有風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，也能及時(shí)識(shí)別并采取措施。

2.總結(jié)

對(duì)于這種復(fù)雜的中大型項(xiàng)目來說，做好項(xiàng)目預(yù)算管理至關(guān)重要，否則就面臨著項(xiàng)目成本超支、交付失敗的風(fēng)險(xiǎn)。而項(xiàng)目預(yù)算的管理離不開項(xiàng)目各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)的高效收集及分析，但這也是工作中的一大難點(diǎn)，這種情況下借助專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，可以輕松應(yīng)對(duì)。那么大家都是如何高效進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理的呢？歡迎評(píng)論區(qū)分享。