今天，國務院正式宣布將春節(jié)假期延長至 2 月 2 日，但出于安全考慮，部分公司也許會選擇短期內(nèi)安排員工在家辦公。

愛范兒編輯部在廣州和北京均設有辦公室，線上協(xié)作一直都是日常工作的一部分。今天，我們將分享編輯部日常遠程協(xié)作的工作流以及相關工具，希望可幫助大家找到一個高效的遠程協(xié)作方式。

懶人目錄

• 團隊溝通
• 任務管理
• 在線協(xié)作
• 文件傳輸
• 素材管理

團隊溝通

企業(yè)微信

企業(yè)微信是微信旗下的企業(yè)通訊協(xié)作應用，是我們工作的主力溝通工具，應用場景主要有三個：日常溝通、電話會議和 OA。

在日常溝通場景下，企業(yè)微信優(yōu)勢主要有兩個：一方面是可讓發(fā)出方知道目標接收方是否收到信息，另一方面則是可減少上班用微信的干擾。

• 利用「已讀」確定已知會目標受眾

在用企業(yè)微信之前，HR 或主編在微信工作群發(fā)個通知，總難免迎來刷屏的「已讀」回復。如果在企業(yè)微信發(fā)通知，每條信息都會顯示其閱讀情況，發(fā)出者可清晰看到群中的哪些人已讀/未讀該信息，進而確定消息是否傳達到位。

另一個場景是，我們的文章在推送前會先在群中進行預覽確認，「已讀」功能可幫助我們確定群里此刻的冷清，到底是因為主編沒看到信息呢，還是他們看到了在思考是否要調(diào)整。如果在緊急的情況下遇上前者，那消息發(fā)出者就可以直接給主編打電話聯(lián)系（在企業(yè)微信上可查看所有同事的電話號碼）。

• 在企業(yè)微信聊工事，減少干擾

大家基本有個共識，在企業(yè)微信就是聊工事，所以溝通起來更直接和言簡意賅。

雖然無法在工作時間內(nèi)完全不看微信，但在趕重要工作時，我們還是可短時間關閉微信，只留著企業(yè)微信，在盡可能減少外界干預的情況下不錯失重要工作消息。

• 內(nèi)置電話會議功能

愛范兒編輯部的一天是從晨會開始的。

每個工作日早上，主編都會直接用企業(yè)微信群里的「語音通話」功能，連線廣州和北京辦公室的同事們，完成一天選題的討論工作。我們一般會先在群里發(fā)出自己當天的選題安排以及相關資料，并在電話會議中對選題逐一展開討論。

• 繁復的審批工作走 OA

企業(yè)能在企業(yè)微信的「審批」功能中按需設計不同審批模塊，設置審批人、知會人、所需提交的信息和資料等。這樣一來，異地辦公和臨時出差都不會影響申請/批準各類請假和物資申請等任務。

除了以上功能，企業(yè)微信還提供企業(yè)云盤、文檔協(xié)作和日程提醒等功能。

其它類似應用：釘釘

阿里巴巴旗下的釘釘同樣可滿足日常工作溝通需求，也搭載了豐富的協(xié)作模塊。相比之下，企業(yè)微信以個人微信作為登陸賬號，可免除另外注冊，進入門檻更低，而釘釘支持的第三方擴展應用則更多，大家可按需選擇。

針對會議的產(chǎn)品：騰訊會議

對于只需要在這個特殊時期使用在線會議功能的讀者，我們建議可使用騰訊會議。

新用戶只需綁定手機號就能開始使用，操作界面簡潔明了。在首頁，一共就只有三個按鈕：加入會議、快速會議、預定會議。

「快速會議」就是馬上發(fā)起會議，可直接通過企業(yè)微信、微信、QQ 等方式發(fā)出邀請，接收方一點擊即可加入會議。「預定會議」就如其名，是預約會議，分享和加入方式不變。

「加入會議」則是與會者快速加入的入口，只需輸入會議號即可直接加入會議。

鑒于今年春節(jié)的特殊情況，騰訊會議昨天宣布將對所有用戶免費開放最多同時 300 人在線會議的服務，一直延續(xù)到疫情結束。

任務管理

Google Docs

雖然大家每天看的推送文章都是編輯寫的內(nèi)容，但那些確保每天內(nèi)容充足，推送準時的卻是運營的同事。他們在編輯部里承擔日常任務管理的責任。

Google Docs 是 Google 旗下的免費在線文檔。簡單來說，它有點像將 Office 三件套搬到了線上，提供多人協(xié)作實時編輯功能，還提供了文件內(nèi)「聊天室」功能。只需簡單一個鏈接，就分享給同事，并設置不同的編輯權限。

▲ 每周選題會前，運營都會發(fā)出選題表鏈接提醒大家填寫選題

我們選擇 Google Docs 除了因為其編輯功能強大，還在于它和我們的企業(yè)郵箱（Gmail）相關聯(lián)。即便獲得分享鏈接，也只有公司郵箱登陸用戶才能打開查看。

我們主要用 Google Docs 中的表格（就類似 Excel 那樣的文件）來管理長期的選題和排期。在「大內(nèi)容排期表」下包含了多個不同的工作表，像「選題會登記表」和各個公眾號的排期表，需要編輯和運營共同更新維護，記錄內(nèi)容時間跨度長，整個部門都可見。

其它類似應用：WPS

WPS 提供在線協(xié)作文檔編輯功能，同樣合適沉淀時間跨度長的精細內(nèi)容，更重要是不用搭梯子。軟件的部分付費企業(yè)版提供了企業(yè)組織架構功能，即可限制只有企業(yè)員工才能查看/編輯協(xié)作文檔。

Trello

除了編輯部的作者，愛范兒還有一批長期合作，遍布各地的的外部「天才作家」，而 Trello 是我們用來和他們協(xié)作管理項目的工具。

Trello 看起來就像是一塊「白板」，你可以將項目按流程劃分為多個階段（以列表形式呈現(xiàn)），而且還能像移動白板上的便簽紙一樣方便地將任務從一個階段拖到另一個階段。

以我們?yōu)槔柑觳抛骷摇沟墓芾戆謇锞桶恕柑峤恍逻x題」「已通過選題」「正在寫選題」等列表，追蹤工作中的每個節(jié)點。

想提交一個新選題，作家可在「提交選題」里添加一張新卡片，撰寫思路，附上相關超鏈接、圖片、文件，添加協(xié)作成員，設置項目截止日期等。與此同時，管理編輯也能在卡片中的留言功能和作者討論內(nèi)容。

和年度排期內(nèi)容文檔相比，Trello 這種管理工具更像是一個功能豐富的 To-do 應用，更適合用來督促零散任務的達成。

其它類似應用：Teambition

Teambition 是一款類似于 Trello 的國內(nèi)產(chǎn)品，同樣采用直觀的「看板」任務管理界面。相比之下，Teambition 有個優(yōu)勢是接入了釘釘?shù)姆眨ū话⒗锸召徍笕サ袅撕推髽I(yè)微信連接）。用戶可將釘釘里的企業(yè)結構和 Teambition 銜接起來，在企業(yè)通訊軟件中可一并管理任務。

除此以外，Teambition 還內(nèi)嵌日歷功能，用戶可選擇在日歷中查看自己每日工作安排分布，同時也可關注同事，掌握合作團隊中整體時間安排。

在線協(xié)作

石墨文檔

愛范兒的員工眾所周知，公司后臺編輯器的穩(wěn)定性可以說是薛定諤親傳，雖然通常都安分守己能夠好好完成編輯和發(fā)布文章，可一旦碰上崩潰再打開看到一片空白時就欲哭無淚了，某劉姓主編就曾數(shù)次中招，所以一個趁手的編輯器就像士兵有槍在手一樣重要。

在不同的文本編輯器中也分為本地和在線兩種，其中本地編輯器大多用于獨自寫稿，而在線編輯器由于一般具備多人協(xié)作功能更適合用于多人合寫。

石墨文檔是目前我們在工作中使用頻率最高的多人在線協(xié)作工具。比如前段時間愛范兒關于 2010 年代幾篇稿子中的主要內(nèi)容就是分工協(xié)作在石墨上完成的。

石墨作為一款多人協(xié)作軟件，出生時就帶有不少小眾軟件小而美的特點，這一點在愛范兒是一個比較討好的加分項，當然審美這個加分項也得首先在滿足功能需求的基礎之上。

石墨的注冊路徑非常靈活，除了支持郵箱登錄之外，還支持微信和釘釘?shù)榷喾N賬號注冊，基本上涵蓋了中小型企業(yè)最常用的注冊路徑。

從實際協(xié)同寫作的角度來說，石墨無疑是好用的，如果你是愛范兒老讀者的話或許可以發(fā)現(xiàn)其實許多大型發(fā)布會，像 Google I/O 或者蘋果秋季發(fā)布會等雖然前臺的作者賬號只有一個人，但實際上大多都是合寫完成。

多人共享編輯和實時保存這些基本功能就不再細講了，石墨的優(yōu)勢在我看來是無門檻的公開分享編輯和非常鮮明的多人修訂痕跡，另外較為完善的移動客戶端也是加分項。

前者會讓多人協(xié)作更加輕松，因為你可以看到每一段每一句都來自于誰，在最后統(tǒng)稿之前每一次小修改都顯得井然有序，同時只要一個簡單的公開鏈接就能讓非注冊用戶也能無門檻加入其中。此外石墨排版的精致明晰，整體使用起來有種賞心悅目的感覺。

當然發(fā)展了數(shù)年的石墨在今天也離盡善盡美有相當?shù)木嚯x。首先服務器和頁面的穩(wěn)定性就不如大公司的產(chǎn)品，偶爾的崩潰碰見了就要認倒霉。此外對于流行的 Markdown 語法支持也比較有限。

其他類似應用：騰訊文檔、有道云筆記

騰訊文檔是一款騰訊開發(fā)，支持多人在線協(xié)作辦公軟件，在定位上和石墨文檔差不多，比 WPS 和 Office 套件相對更輕量。

比起石墨文檔來說，騰訊文檔最大的優(yōu)勢就是「不用注冊」，因為用 QQ 號或者微信號就可以直接登錄，而這兩個賬號已經(jīng)是國民級的體量，要知道注冊過程其實是軟件使用的第一道大門檻。

騰訊文檔在使用體驗方面大體和石墨近似，但是背靠騰訊的體量，還支持小程序形式使用，非常適合 QQ 和微信用戶在移動端進行分享協(xié)作。

在石墨文檔和騰訊文檔外，有道云筆記也同樣具備云協(xié)作的功能，除了支持網(wǎng)易郵箱登陸之外，也支持 QQ、微信、微博和釘釘?shù)荣~號登錄。

文件傳輸

百度網(wǎng)盤

在日常工作中，出差跑會是我們工作的一部分，在參加發(fā)布會或是其它大型活動的時候，經(jīng)常碰到需要從前方回傳視頻素材等內(nèi)容到后方進行剪輯的情況，用什么工具回傳一直是一個比較頭疼的問題。盡管目前有很多支持文件回傳的小工具，但從穩(wěn)定性和容易上手程度來說，還是選擇了給百度網(wǎng)盤「氪金」。

百度網(wǎng)盤最大的特點就是開了 VIP 之后使用起來暢通無阻，但是免費情況下過狠的限速問題導致寸步難行。我們的方法是為團隊公共賬號開通 VIP。但這樣還有一個問題就是每當更換設備的時候，比如在前方更換另一臺手機錄制視頻時都要重新登陸 app，這時就需要及時向后方獲取驗證碼。

因為很多人都在用這個賬號，加上大多數(shù)素材回傳時間比較吃緊，所以后方一般也不是從應用內(nèi)直接下載，而是讓前方通過分享鏈接的方式獲取素材。

從速度、穩(wěn)定性、功能性、上手度上來說，氪金后的百度網(wǎng)盤在大多數(shù)方面都做的不錯，至少對于一個規(guī)模不大的企業(yè)來說，一個百度網(wǎng)盤 VIP 賬號就足夠了。

其它類似應用：Google Drive、文叔叔、奶?？靷?/strong>