合同管理辦法

一、目的

為加強(qiáng)公司的合同管理，明確合同管理職責(zé)，規(guī)范公司經(jīng)營行為，防范和控制經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率和質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國民法典》，特制定本辦法。

二、適用范圍

本辦法適用于以公司名義與相對方（包括自然人、法人、其他組織）之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同和協(xié)議（以下統(tǒng)稱“合同”）管理,包括線下簽署的紙質(zhì)合同及線上通過電子簽名（章）簽署的電子合同。

三、機(jī)構(gòu)與職責(zé)

公司對合同管理遵循“機(jī)構(gòu)職責(zé)授權(quán)、職能部門監(jiān)督、經(jīng)辦部室負(fù)責(zé)”的原則。各部門具體職責(zé)如下：

（一）風(fēng)險管理部

為公司合同歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)：

1.審核合同專用章的刻制；

2.負(fù)責(zé)合同規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作；

3.負(fù)責(zé)合同審查工作，并收集法律顧問的意見，防范合同法律風(fēng)險；

4.對合同簽訂及履行情況進(jìn)行監(jiān)督與考核；

5.負(fù)責(zé)與法律顧問就合同有關(guān)問題和合同糾紛案件進(jìn)行溝通。

（二）綜合財務(wù)部

1.負(fù)責(zé)從財務(wù)角度對合同進(jìn)行審核把關(guān)；

2.負(fù)責(zé)按合同條款辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，監(jiān)督合同的資金支付和合同應(yīng)收賬款的收回；

3.參與公司重大投融資項目的談判。

4.審查并辦理合同洽談、簽約等過程中的授權(quán)委托手續(xù)；

5.負(fù)責(zé)刻制、保管公司合同專用章；

6.負(fù)責(zé)審核合同會簽審查程序是否完備，加蓋合同專用章或行政印鑒，并進(jìn)行備案登記；

7.負(fù)責(zé)電子簽名服務(wù)平臺（以下簡稱“平臺”）的注冊及印章管理，主要包括：

（1）進(jìn)行平臺注冊及用戶基本信息變更與更新；

（2）電子印章的管理，包括：制作、變更、使用流程；

（3）確定平臺管理員，并授權(quán)管理員根據(jù)本辦法進(jìn)行平臺角色權(quán)限的管理；

（4）協(xié)助處理公司業(yè)務(wù)平臺電子合同的電子簽章問題；

8.負(fù)責(zé)合同文本資料的保管存檔，督促各合同經(jīng)辦部門按照要求進(jìn)行合同清理和歸檔，及時處理相關(guān)問題。

（四）合同各經(jīng)辦部室

負(fù)責(zé)其授權(quán)范圍內(nèi)的合同談判、簽訂和執(zhí)行，并對本部室管理的合同的可行性、效益性、風(fēng)險性負(fù)責(zé)。

四、授權(quán)管理

（一）公司對外簽訂合同嚴(yán)格實行法定代表人授權(quán)委托制度。

（二）法定代表人以外的其他任何人以公司名義簽訂合同均須辦理法人授權(quán)委托手續(xù)。任何部室或者個人不得無權(quán)或者超越權(quán)限、期限對外簽訂合同，嚴(yán)禁被授權(quán)人員轉(zhuǎn)讓授權(quán)。

（三）公司法定代表人授權(quán)人員、權(quán)限、期限原則上以公司文件形式明確；公司文件暫未明確的，通過一事一授權(quán)形式辦理授權(quán)委托書。

（四）合同對方要求提供公司授權(quán)委托書或出現(xiàn)公司授權(quán)文件規(guī)定之外的事項時，由合同經(jīng)辦部室提出申請，綜合財務(wù)部負(fù)責(zé)審核辦理，報公司法定代表人審批后授權(quán)。

（五）授權(quán)委托書是公司授權(quán)的書面證明，由風(fēng)險管理部統(tǒng)一制作，由綜合財務(wù)部進(jìn)行管理，經(jīng)法定代表人簽發(fā)，一律使用公司行政印鑒，其他印鑒無效。

（六）經(jīng)辦部室和受托人應(yīng)妥善使用、保管授權(quán)委托書，不得隨意涂改、修訂授權(quán)內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借他人；被授權(quán)人員及授權(quán)范圍發(fā)生變動時，其所在部室應(yīng)當(dāng)及時向綜合財務(wù)部報告；對受托人辦理了授權(quán)委托證書的，合同經(jīng)辦部室應(yīng)當(dāng)將原授權(quán)委托證書交回綜合財務(wù)部或辦理授權(quán)委托變更手續(xù)。

五、合同的訂立、履行與變更

（一）訂立合同一般應(yīng)當(dāng)按照選擇相對方、談判、起草文本、審批、授權(quán)、簽字蓋章的程序進(jìn)行。

（二）經(jīng)辦部門必須對合同對方當(dāng)事人的主體資格和履約能力進(jìn)行調(diào)查，核對對方當(dāng)事人有效的營業(yè)執(zhí)照或其他權(quán)利能力文件，必要時應(yīng)要求對方提供履約擔(dān)保，擔(dān)保者是能夠承擔(dān)相應(yīng)民事責(zé)任、具備獨立法人資格并符合《中華人民共和國民法典》有關(guān)規(guī)定的經(jīng)濟(jì)實體。

（三）經(jīng)辦部室在合同談判過程中提供給相對方的涉及公司商業(yè)秘密的資料應(yīng)當(dāng)及時收回，或與相對方另行簽訂保密協(xié)議。

（四）在正式簽署合同文本前，經(jīng)辦部室應(yīng)當(dāng)審核合同條款的完備性，并填報《合同（協(xié)議）會簽審核申請單》，將合同文本及相關(guān)資料送交風(fēng)險管理部、綜合財務(wù)部及與該合同執(zhí)行有關(guān)的其他部門進(jìn)行會簽審查，并報總經(jīng)理、執(zhí)行董事進(jìn)行審批。執(zhí)行董事可根據(jù)公司業(yè)務(wù)的實際情況，對一定范圍內(nèi)的合同審批授權(quán)于相關(guān)人員。

業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的合同文本，按照本辦法規(guī)定在系統(tǒng)中設(shè)置審核流程進(jìn)行會簽審查，無需填報《合同（協(xié)議）會簽審核申請單》。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中根據(jù)格式合同自動生成的合同文書，如果相關(guān)部室在系統(tǒng)中對業(yè)務(wù)進(jìn)行了審查，可不再對系統(tǒng)中以該業(yè)務(wù)內(nèi)容自動生成的合同文書進(jìn)行會簽審查。

（五）除即時清結(jié)外，合同（協(xié)議）一律采用書面形式。

（六）對方非法定代表人簽訂合同的，必須要求對方出具授權(quán)委托書。不得與其簽訂超越其授權(quán)范圍、權(quán)限與期限的合同。

（七）法律、法規(guī)規(guī)定合同生效應(yīng)報批準(zhǔn)、備案、登記的，由經(jīng)辦部室負(fù)責(zé)及時辦理相關(guān)手續(xù)。

（八）合同生效后，經(jīng)辦部室應(yīng)當(dāng)跟蹤督促合同的執(zhí)行。

（九）合同變更應(yīng)當(dāng)與合同相對人訂立書面協(xié)議。法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，經(jīng)辦部室應(yīng)當(dāng)及時辦理。

（十）在合同履行、變更過程中發(fā)生的糾紛，經(jīng)辦部室應(yīng)當(dāng)先與合同相對人協(xié)商處理。對已進(jìn)入或擬進(jìn)入訴訟程序或仲裁程序處理的法律糾紛，應(yīng)及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)報告批示后，將相關(guān)資料移送風(fēng)險管理部處理。

（十一）風(fēng)險管理部負(fù)責(zé)及時與法律顧問溝通協(xié)調(diào)管理法律糾紛，經(jīng)辦部室應(yīng)指定專人配合或擔(dān)任訴訟代理人參與法律糾紛處理工作。

六、保理業(yè)務(wù)格式合同管理

（一）業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)流程對合同進(jìn)行規(guī)范管理；負(fù)責(zé)審查合同商務(wù)條款，對合同的可行性、效益性、風(fēng)險性負(fù)責(zé)。

（二）風(fēng)險管理部負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)合同進(jìn)行合法合規(guī)性審查。

（三）風(fēng)險管理部根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出格式合同文本，征求法律顧問的法律審查意見后，按合同會簽流程報批后形成正式格式合同文本并生效。根據(jù)生效后的格式合同文本生成的合同，無特殊情況不需再征求法律顧問的意見和進(jìn)行法律審查。

（四）風(fēng)險管理部應(yīng)根據(jù)國家法律、法規(guī)相關(guān)條款的變化及業(yè)務(wù)需求、品種的發(fā)展及時修訂、補(bǔ)充格式合同。

（五）本條未作出另行規(guī)定的，按本辦法其他規(guī)定執(zhí)行。

七、關(guān)于通過電子簽名服務(wù)平臺線上簽署電子合同的特殊規(guī)定

（一）電子認(rèn)證服務(wù)商應(yīng)具有符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)和設(shè)備，具有國家密碼管理機(jī)構(gòu)同意使用密碼的證明文件，及國家法律法規(guī)規(guī)定的其他相關(guān)條件。

（二）選擇的電子合同服務(wù)平臺應(yīng)具有10年以上的服務(wù)經(jīng)驗、200萬以上的企業(yè)用戶、50億以上的總簽章量。

（三）對于風(fēng)險級別較高的業(yè)務(wù)合同應(yīng)及時進(jìn)行數(shù)據(jù)存證。根據(jù)公司相關(guān)風(fēng)險管理制度判斷風(fēng)險級別。

（四）由風(fēng)險管理部進(jìn)行存證、取證操作。綜合財務(wù)部負(fù)責(zé)存證、取證費用的繳納，確保存證、取證不受影響。

（五）本條未作出另行規(guī)定的，按本辦法其他規(guī)定執(zhí)行。

八、合同基礎(chǔ)管理

(一）合同簽訂后，經(jīng)辦部室應(yīng)當(dāng)將合同及相關(guān)文件資料按照《檔案管理辦法》的要求及時移交綜合財務(wù)部編號、整理存檔備查，辦理歸檔手續(xù)。

（二）合同及相關(guān)文件資料應(yīng)自合同履行完畢或終止后至少保存10年，標(biāo)的物為不動產(chǎn)的合同應(yīng)長期保存。

（三）各經(jīng)辦部室和綜合財務(wù)部應(yīng)妥善管理合同資料，相關(guān)重要原始資料應(yīng)建立借閱制度，保障合同信息安全。

（四）任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的商業(yè)或技術(shù)秘密。

（五）風(fēng)險管理部應(yīng)對合同管理進(jìn)行檢查和評價考核，檢查和考核結(jié)果納入公司部門績效考核范圍。

九、附則

（一）本辦法由公司風(fēng)險管理部負(fù)責(zé)解釋。　

（二）本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。