很多項(xiàng)目經(jīng)理涉及到規(guī)劃自己的第一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，往往會(huì)疑惑，究竟是從哪兒開(kāi)始?如何準(zhǔn)確預(yù)測(cè)一個(gè)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間?如何將利益相關(guān)者的期望轉(zhuǎn)化為可交付成果?如果出現(xiàn)問(wèn)題怎么辦?

　　很多項(xiàng)目經(jīng)理涉及到規(guī)劃自己的第一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，往往會(huì)疑惑，究竟是從哪兒開(kāi)始?如何準(zhǔn)確預(yù)測(cè)一個(gè)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間?如何將利益相關(guān)者的期望轉(zhuǎn)化為可交付成果?如果出現(xiàn)問(wèn)題怎么辦?

　　實(shí)際上，即便是新的項(xiàng)目經(jīng)理，也可以做的面面俱到，按照下面的6個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行創(chuàng)建一個(gè)完善的項(xiàng)目計(jì)劃，就可以讓別人對(duì)你有信心。

　　第1步：確定項(xiàng)目的利益相關(guān)者

　　項(xiàng)目經(jīng)理一定要記住，利益相關(guān)者的存在不僅僅是雇傭你過(guò)來(lái)管理項(xiàng)目，而是要從項(xiàng)目中獲得成果，這是說(shuō)的任何受到項(xiàng)目影響的利益相關(guān)者，其中包括客戶和最終的用戶。

　　那么在創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候就需要確定所有的利益相關(guān)者并讓他們知道項(xiàng)目中的利益所在。

　　項(xiàng)目經(jīng)理要和項(xiàng)目的發(fā)起人以及關(guān)鍵利益相關(guān)者進(jìn)行面對(duì)面的溝通，討論其對(duì)項(xiàng)目的需求和期望，并確定項(xiàng)目范圍、預(yù)算和時(shí)間表及相關(guān)的基線.

　　然后形成一個(gè)范圍的聲明文檔來(lái)確定和記錄項(xiàng)目范圍的詳細(xì)信息，這樣可以讓每一個(gè)人在一開(kāi)始都了解項(xiàng)目的目標(biāo)是一致的，這樣可以減少后面對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行變更的機(jī)會(huì)。

　　這里需要注意的是：如果想要得到項(xiàng)目中好客戶滿意度，那么就需要了解客戶的期望，并在實(shí)際的項(xiàng)目中達(dá)成的要遠(yuǎn)超過(guò)客戶所期望的利益。

　　第2步：設(shè)置和確定目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)

　　一旦項(xiàng)目經(jīng)理獲得了一個(gè)項(xiàng)目利益相關(guān)者各方面的需求清單，那接下來(lái)就是要將這些需求進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的排序，并確定達(dá)成這些需求的項(xiàng)目目標(biāo)。

　　或者說(shuō)通過(guò)這些目標(biāo)的達(dá)成能夠帶來(lái)的好處。把這些寫(xiě)到項(xiàng)目計(jì)劃中去，可以用來(lái)和各個(gè)利益相關(guān)者進(jìn)行輕松的溝通。

　　盡管我們可能都覺(jué)得項(xiàng)目中所有的一切都很重要，但如果遇到問(wèn)題的時(shí)候，根據(jù)緊急性和重要性開(kāi)始拍賣(mài)，或者通過(guò)時(shí)間管理優(yōu)先矩陣來(lái)幫助項(xiàng)目經(jīng)理確定優(yōu)先級(jí)，這種方式不僅僅可以用于計(jì)劃中，也可以在項(xiàng)目的日常任務(wù)中用得到。

　　第3步：定義可交付成果

　　有的項(xiàng)目的可交付成果是看得見(jiàn)的產(chǎn)品，有的項(xiàng)目的可交付成果可能是看不見(jiàn)的服務(wù)，但不管是有形的產(chǎn)品還是無(wú)形的服務(wù)，都需要和項(xiàng)目的目標(biāo)對(duì)應(yīng)起來(lái)。是不是可交付成果滿足了項(xiàng)目當(dāng)初設(shè)定的目標(biāo)，或者是不是和當(dāng)初預(yù)期的可交付成果是一致的，尤其需要注意的是，可交付成果并非只有一個(gè)，可能有階段性的，也有可能是若干個(gè)。

　　可交付成果確定后，接下來(lái)就是在項(xiàng)目計(jì)劃中確定每個(gè)可交付成果的截止日期，也可以在后面的項(xiàng)目進(jìn)度中確定日期，但不論是那種，可以提前根據(jù)項(xiàng)目整體的截止日期進(jìn)行倒排。這樣一旦工作開(kāi)始，就可以確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)來(lái)完成關(guān)鍵任務(wù)，也可以按時(shí)跟蹤進(jìn)度。

　　第4步：創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度表

　　項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)項(xiàng)目管理軟件查看每個(gè)可交付成果的完成需要定義一系列任務(wù)，為完成每個(gè)任務(wù)，需要確定每個(gè)任務(wù)需要的時(shí)間，需要的資源以及由誰(shuí)負(fù)責(zé)完成。由于項(xiàng)目交付是團(tuán)隊(duì)作業(yè)，同時(shí)可能還涉及到各個(gè)環(huán)節(jié)或部門(mén)，那么接下來(lái)就需要確定各項(xiàng)任務(wù)的依賴關(guān)系。

　　哪些任務(wù)需要在其他人開(kāi)始之前完成?哪些任務(wù)是關(guān)鍵任務(wù)不能延誤?人員項(xiàng)目之間以什么樣的方式進(jìn)行溝通?通過(guò)將可交付成果，依賴關(guān)系以及里程碑通過(guò)表格或軟件來(lái)進(jìn)行管理，這樣可以更加方便的后續(xù)進(jìn)行進(jìn)度管理。

　　項(xiàng)目經(jīng)理可以讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參與一些規(guī)劃過(guò)程，他們是接收任務(wù)的人，那么對(duì)于這些任務(wù)如何完成，需要多長(zhǎng)時(shí)間以及誰(shuí)是最好的人來(lái)處理具體任務(wù)都會(huì)有重要的見(jiàn)解。汲取他們的知識(shí)，這樣也會(huì)需要他們同意項(xiàng)目進(jìn)度，以使工作順利運(yùn)行，因此，重點(diǎn)在于從一開(kāi)始就讓他們參與進(jìn)來(lái)。

　　第5步：確定問(wèn)題并完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

　　沒(méi)有任何一個(gè)項(xiàng)目是無(wú)風(fēng)險(xiǎn)的，項(xiàng)目經(jīng)理不能通過(guò)祈禱來(lái)希望問(wèn)題以最好的方式自己解決掉。那么項(xiàng)目經(jīng)理一定要去了解項(xiàng)目中前期會(huì)有什么問(wèn)題會(huì)影響到你的項(xiàng)目。比如一個(gè)關(guān)鍵成員可能不能馬上到位?最近流程感冒會(huì)不會(huì)引起像非典那樣大規(guī)模的傳染疾病?如果是跨國(guó)項(xiàng)目需要考慮到當(dāng)?shù)氐恼尉謩?shì)等等。

　　項(xiàng)目經(jīng)理要考慮到可以采取的措施，以防止某些風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，或者限制其帶來(lái)的負(fù)面影響，然后通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估來(lái)制定風(fēng)險(xiǎn)管理策略，這樣在計(jì)劃中描述出來(lái)確保自己做好相關(guān)的準(zhǔn)備。如果有可能，可以在項(xiàng)目計(jì)劃表中對(duì)某些高風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別的任務(wù)創(chuàng)建一個(gè)合適的緩沖區(qū)時(shí)間來(lái)保障發(fā)生問(wèn)題時(shí)，有一定的時(shí)間來(lái)進(jìn)行問(wèn)題處理。

　　第6步：向項(xiàng)目利益相關(guān)者提交項(xiàng)目計(jì)劃

　　項(xiàng)目經(jīng)理需要解釋自己制定的計(jì)劃如何解決利益相關(guān)者的期望，并提出計(jì)劃中的解決方案來(lái)解決可能出現(xiàn)的任何沖突，同時(shí)確保提供的文件不應(yīng)該是一個(gè)簡(jiǎn)單的演示PPT，而應(yīng)該是一個(gè)較為詳細(xì)的討論結(jié)果。

　　這個(gè)時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理還需要對(duì)項(xiàng)目的利益相關(guān)者進(jìn)行角色的劃分，比如哪些人需要查看哪些項(xiàng)目的相關(guān)報(bào)告，查看的頻次是多少?哪些人在哪個(gè)環(huán)節(jié)有哪些授權(quán)?

　　項(xiàng)目經(jīng)理一定要清楚的進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的表達(dá)，有些事情對(duì)自己來(lái)說(shuō)是顯而易見(jiàn)的，并不意味著別人一下子就能看的清楚和明白。如果項(xiàng)目經(jīng)理制定的計(jì)劃與利益相關(guān)者的原始期望產(chǎn)生了沖突，那么現(xiàn)在就需要立即進(jìn)行溝通，告訴他們的期望時(shí)不切實(shí)際的，如果增加這些期望，需要做些什么?多少時(shí)間、金錢(qián)和人力?讓他們決定是否值得投入這些額外的資源。

　　當(dāng)經(jīng)過(guò)項(xiàng)目的6個(gè)步驟完成了你的項(xiàng)目計(jì)劃，那接下來(lái)就是準(zhǔn)備項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，通過(guò)鼓舞人心的話語(yǔ)來(lái)激勵(lì)團(tuán)隊(duì)，并啟動(dòng)項(xiàng)目。但需要注意的是，不論一開(kāi)始項(xiàng)目計(jì)劃做的如何完美，具體的細(xì)節(jié)實(shí)施在項(xiàng)目正式交付中肯定會(huì)有所偏差的，這個(gè)時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理需要不斷的周期性進(jìn)行滾動(dòng)刷新，當(dāng)然，也可能不同的項(xiàng)目經(jīng)理采取的管理方法不同，具體的步驟不會(huì)完成保持一致。