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一、規(guī)劃采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程

1.采購計劃編制流程

2.采購預(yù)算管理流程

3.供應(yīng)商選擇控制流程

4.采購詢價比價流程

5.采購談判管理流程

6.采購合同管理流程

7.采購交期管控流程

8.采購質(zhì)量控制流程

9.采購驗(yàn)收管理流程

10.采購結(jié)算管理流程

二、制定采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

1.采購預(yù)算管理制

采購預(yù)算是采購業(yè)務(wù)的起始環(huán)節(jié)，因涉及對采購用款的規(guī)劃。為使采購預(yù)算編制合理、符合實(shí)際，且與生產(chǎn)經(jīng)營計劃相協(xié)調(diào)，中小企業(yè)一般由生產(chǎn)、銷售等需求部門提出物資需求計劃，由采購部結(jié)合庫存物資平衡計算、統(tǒng)籌規(guī)劃。

為制定合理、可行的采購預(yù)算并嚴(yán)格進(jìn)行控制，中小企業(yè)須制定采購預(yù)算的管理制度，具體示例如下。

制度名稱：采購預(yù)算管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為加強(qiáng)對公司采購預(yù)算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。

第2條 適用范圍

本制度適用于公司采購預(yù)算管理工作。

第3條 職責(zé)劃分

1．公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審批。

2．采購部負(fù)責(zé)根據(jù)采購計劃編制采購預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行。

3．財務(wù)部協(xié)助采購部制定采購預(yù)算，整合公司整體預(yù)算，并監(jiān)督采購預(yù)算的執(zhí)行情況。

第2章 采購預(yù)算的編制

第4條 采購預(yù)算編制原則

1．實(shí)事求是原則。

2．留有余地原則。

3．比質(zhì)比價原則。

第4條 采購預(yù)算編制目標(biāo)

1．編制合理，可使采購部進(jìn)行采購時按預(yù)算進(jìn)行，控制采購費(fèi)用的支出，節(jié)省成本。

2．方便財務(wù)部門據(jù)此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付的準(zhǔn)確性與及時性。

第5條 采購預(yù)算影響因素

在編制采購預(yù)算時，采購部應(yīng)充分考慮以下7種影響采購預(yù)算的因素，具體如下圖所示。

第6條 采購預(yù)算編制依據(jù)

1．生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)量。

2．預(yù)計的物資期末庫存量。

3．本期計劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫存量由倉儲部和采購部根據(jù)各種物資的安全庫存量和提前采購期進(jìn)行確認(rèn)。

4．物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據(jù)物資的當(dāng)前價格，結(jié)合可能影響物資價格變化的因素進(jìn)行確定。

第7條 采購預(yù)算編制方法

采購部須根據(jù)物資采購的具體內(nèi)容，選擇合適的采購預(yù)算方法，如固定預(yù)算、彈性預(yù)算、滾動預(yù)算、增量預(yù)算、零基預(yù)算和定期預(yù)算等，具體如下表所示。

第8條 編制采購預(yù)算

1．采購部應(yīng)采用目標(biāo)數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù)，并據(jù)此編制采購預(yù)算草案，報財務(wù)部審核。

2．采購部應(yīng)與財務(wù)部進(jìn)行協(xié)商，在充分考慮到公司的現(xiàn)實(shí)狀況、市場狀況和公司預(yù)算整體的基礎(chǔ)上，綜合平衡采購預(yù)算草案。

3．采購部應(yīng)根據(jù)平衡過的采購計劃草案編制正式的采購預(yù)算，并報總經(jīng)理審批。

4．在編制采購預(yù)算的過程中，采購部必須對預(yù)算留有適當(dāng)?shù)挠嗔?，以?yīng)付可能出現(xiàn)的緊急采購情況。

第3章 采購預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整

第9條 采購預(yù)算的執(zhí)行

1．經(jīng)核定的分期采購預(yù)算，當(dāng)期未動用的，不得保留；如確有需要，下期補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。

2．未列入預(yù)算的緊急采購，由使用部門領(lǐng)用后，補(bǔ)辦追加相關(guān)手續(xù)。

3．采購預(yù)算由使用部門嚴(yán)格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督。

第10條 預(yù)算外采購

預(yù)算外采購行為必須經(jīng)采購部經(jīng)理、總經(jīng)理逐級審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購預(yù)算相關(guān)內(nèi)容辦理采購。

第11條 采購預(yù)算調(diào)整前提

遇有下列情況之一者，采購預(yù)算需要進(jìn)行調(diào)整。

1．公司經(jīng)營方向發(fā)生變更。

2．受重大自然災(zāi)害的影響。

3．公司內(nèi)部重大政策調(diào)整。

4．外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟(jì)事件、宏觀政策的調(diào)整等。

5．市場經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)生重大變化，導(dǎo)致公司經(jīng)營目標(biāo)需要調(diào)整。

第12條 采購預(yù)算調(diào)整程序

采購預(yù)算的調(diào)整審批程序須與編制審批程序保持一致，不得更改。

第4章 附則

第13條 本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋和修改。

第14條 本制度自公布之日起執(zhí)行。

2.供應(yīng)商管理制度

供應(yīng)商即采購渠道成員，中小企業(yè)對供應(yīng)商的選擇直接影響采購的價格與物資的質(zhì)量。若供應(yīng)商選擇不當(dāng)可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、采購費(fèi)用偏高等問題，從而引致相關(guān)經(jīng)營風(fēng)險。

所以，為合理選擇采購供應(yīng)商，保證采購價格合理性、物資質(zhì)量可靠性與供應(yīng)及時性，保障生產(chǎn)、銷售等活動順利開展、減少相關(guān)風(fēng)險，中小企業(yè)應(yīng)制定采購供應(yīng)商的管理制度，具體示例如下。

3.采購價格控制制度

采購價格直接決定了采購成本的高低，以最低的價格采購到質(zhì)量最高的物資，也是中小企業(yè)開展采購內(nèi)控的基本任務(wù)。

中小企業(yè)在確定采購價格時，主要存在著因采購定價方法不科學(xué)、價格審議不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)炔缓侠憩F(xiàn)象，由此可能為企業(yè)帶來資金損失。因此，企業(yè)應(yīng)規(guī)范采購價格管理措施，制定相關(guān)的采購價格控制制度。

制度名稱：采購價格控制制度

第1章 總則

第1條 目的

為盡量降低采購價格，控制采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。

第2條 適用范圍

生產(chǎn)所需各項(xiàng)原料、輔料、設(shè)備、配件及辦公物資的采購價格控制，除其他特殊形式或有特殊要求外，均依照本制度處理。

第3條 職責(zé)劃分

1．采購部

（1）采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督采購專員進(jìn)行詢價、比價、議價的實(shí)施，并對采購專員編制的采購申請報告等進(jìn)行審核、審批。

（2）采購專員根據(jù)采購申請表，負(fù)責(zé)采購物資價格的估價、詢價、比價、議價等相關(guān)工作，并制定采購報價單。

（3）負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)價格信息，督促相關(guān)人員完善價格檔案，更新相關(guān)重要物資的價格檔案。

2．財務(wù)部

財務(wù)部經(jīng)理授權(quán)相關(guān)財務(wù)人員調(diào)查了解市場狀況和物資的采購價格情況，制定物資采購底價。

3．價格審議小組

價格審議小組主要由公司財務(wù)部、采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部等相關(guān)部門選派主管及以上級別人員組成，其主要工作職責(zé)如下。

（1）負(fù)責(zé)審議采購報價單價格，并最終確定采購價格。

（2）督促采購部積極進(jìn)行采購價格詢價、議價工作并對采購部議價工作進(jìn)行考核。

（3）盡量降低采購價格，同時保證采購質(zhì)量。

第4條 術(shù)語解釋

本制度所指采購底價，是指公司采購物資時愿意支付的最高價格。

第2章 采購價格底價確定

第5條 采購底價確定依據(jù)

財務(wù)部門須依據(jù)采購預(yù)算制定采購價格的底價。

第6條 搜集確定底價所需資料

財務(wù)部制定采購底價時，需調(diào)查收集以下相關(guān)資料。

1．公司以往采購記錄。

2．市場調(diào)查資料。

3．報載行情。

4．同業(yè)公會牌價。

5．著名公司的報價。

6．臨時向有關(guān)工廠詢價。

7．其他機(jī)構(gòu)調(diào)查的采購價格。

第7條 采購底價計算

1．財務(wù)部根據(jù)合理的物資成本、人工成本及作業(yè)方法，計算物資的采購價格，其計算公式如下。

采購底價=總成本 采購對象的預(yù)期利潤

總成本=采購需求量×采購價格 標(biāo)準(zhǔn)時間×（單位時間工資率 單位時間費(fèi)用率）×（1 修正系數(shù)）

預(yù)期利潤=單位時間費(fèi)用率×預(yù)期利潤

2．標(biāo)準(zhǔn)時間包括主要作業(yè)時間和準(zhǔn)備時間，修正系數(shù)產(chǎn)生原因有為特急品而加班、趕工及試作等。

3．財務(wù)部操作時，若供應(yīng)商無法接受底價時，財務(wù)部需根據(jù)各采購項(xiàng)目的資料，逐一檢討分析原因。原因合理的，則報財務(wù)部經(jīng)理和主管副總審批后，修正采購項(xiàng)目底價。

4．財務(wù)部在利用公式計算的基礎(chǔ)上，可綜合利用成本加成法、市價法、投資報酬率法等方法進(jìn)一步調(diào)整、確定。

第3章 詢價及議價

第8條 成立價格審議小組

1．價格審議小組的負(fù)責(zé)人一般是采購主管副總。

2．小組秘書由主管副總選派非采購部門人員擔(dān)任。

3．組員由各相關(guān)部門主管及以上級別的人員或其指定人員組成。

第9條 詢價及議價流程

1．價格審議小組在確定采購底價的基礎(chǔ)上，確定議價目標(biāo)并傳達(dá)采購部進(jìn)行詢價。

2．采購部制作報價單并向供應(yīng)商分發(fā)，供應(yīng)商填報后由采購部對報價單進(jìn)行審查并進(jìn)行報價分析。

3．采購部根據(jù)分析結(jié)果制定議價方案、確定議價議程，做好議價準(zhǔn)備。

4．采購部與供應(yīng)商接洽談判，合理應(yīng)用談判技巧與供應(yīng)商展開議價。

5．采購部根據(jù)議價達(dá)成的一致結(jié)果填寫“請購單”報請價格審議小組進(jìn)行審議。

第10條 報價分析方法

采購部對供應(yīng)商報價進(jìn)行分析可采用以下4種方法。

1．固定成本與變動成本分析法：根據(jù)采購數(shù)量預(yù)測單位采購價格，對價格的固定成本與可變成本進(jìn)行分析，議價可從可變成本入手督促供應(yīng)商降價。

2．?dāng)?shù)量折扣分析法：如進(jìn)行大宗采購時，單位價格減少的比例小于少量采購時的減少比例，可由此找出議價空間。

3．組合報價分析法：企業(yè)對不同供應(yīng)商提供的分項(xiàng)明細(xì)報價表進(jìn)行同類項(xiàng)目的對比分析，就某一分項(xiàng)成本因素的合理性提出異議，達(dá)到降低供應(yīng)商報價的目的。

4．變動報價分析法：分析比較各供應(yīng)商之間產(chǎn)品競爭力的高低，適用于只能掌握采購產(chǎn)品中最大分項(xiàng)成本的情況。

第4章 采購價格審議

第11條 采購價格審議流程

1．采購專員根據(jù)詢價、比價、議價結(jié)果編制采購報價單，經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后，提交財務(wù)部。采購報價單應(yīng)包含采購物資名、規(guī)格、使用部門、數(shù)量、供貨商報價、商定價格、供貨商詳細(xì)信息、交貨周期等內(nèi)容。

2．財務(wù)部根據(jù)采購部送達(dá)的采購報價單和采購底價，填制并復(fù)核“采購價格審議表”，連同“采購報價單”一并提交至價格小組進(jìn)行審議。進(jìn)行價格審議之前，價格審議小組須明確采購物資的相關(guān)信息，主要內(nèi)容有以下5點(diǎn)。

（1）采購物資基本信息，如規(guī)格、用途、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。

（2）采購物資的安全庫存。

（3）采購物資庫存成本費(fèi)用情況。

（4）采購物資的替代品情況。

（5）采購物資的底價及其他。

3．價格審議小組在了解采購物資的基礎(chǔ)上，根據(jù)財務(wù)部提交的表格了解供應(yīng)商情況，主要包括以下6部分。

（1）供應(yīng)商實(shí)際報價。

（2）供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量及穩(wěn)定性。

（3）供應(yīng)商信用狀況。

（4）供應(yīng)商交貨期。

（5）供應(yīng)商優(yōu)惠政策。

（6）供應(yīng)商經(jīng)營狀況。

4．價格審議小組根據(jù)“采購報價單”和“采購價格審批表”，召開小組會議，討論價格審議方法，并由此審議價格。

（1）審議通過的，審議秘書通知采購部辦理采購。

（2）審議未通過的，審議秘書向采購部傳達(dá)價格審議小組的意見和未通過原因，采購部根據(jù)結(jié)果，重新選擇供應(yīng)商議價，并努力改進(jìn)采購工作。

5．價格審議小組成員會簽審議表，小組秘書向采購部、財務(wù)部等相關(guān)部門傳達(dá)審議結(jié)果。采購部門根據(jù)審議結(jié)果，辦理采購或重新與供應(yīng)商議價等。

第12條 價格審議注意事項(xiàng)

1．明確降低采購價格并不等同于降低采購成本。采購價格降低并不是完全意味著采購成本的降低，采購價格也并不是影響采購成本的唯一因素。審議小組同樣應(yīng)注意采購交期、采購周期、質(zhì)量穩(wěn)定性等影響采購成本的重要因素。

2．明確價格審議的目標(biāo)。審議小組在保證采購質(zhì)量和及時采購供應(yīng)的基礎(chǔ)上盡量降低采購價格，而并不是單單地審議采購單價。

3．價格審議過程中，價格審議小組需考慮采購報價日到審議價格日期間采購物資的價格波動情況和市場通貨膨脹水平等市場因素的影響。

第5章 附則

第13條 本制度由采購部制定，并負(fù)責(zé)解釋和修改。

第14條 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起實(shí)施。

4.結(jié)算付款管理制度

結(jié)算付款是采購業(yè)務(wù)的最后一個環(huán)節(jié)，在供應(yīng)商按時按質(zhì)提供物資后，中小企業(yè)應(yīng)對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)等審核無誤后，按合同規(guī)定及時付款。在此環(huán)節(jié)中，該環(huán)節(jié)主要存在付款審核、付款金額把控不嚴(yán)、付款方式不恰當(dāng)?shù)葐栴}，可能導(dǎo)致資金損失風(fēng)險。

為此，中小企業(yè)應(yīng)建立付款結(jié)算的管理制度對采購付款環(huán)節(jié)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范，以減少問題和風(fēng)險的產(chǎn)生，具體如下所示。

三、設(shè)計采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制記錄和憑證

采購質(zhì)量保證協(xié)議

采購付款結(jié)算清單

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