IPO案例:個人卡收付款、第三方回款和現(xiàn)金、稅務(wù)違規(guī)等內(nèi)控問題(個人卡收貨款是否違法)
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審核問詢函中有關(guān)財務(wù)事項的說明
問詢
說明個人卡收付款、第三方回款和現(xiàn)金交易產(chǎn)生的背景、必要性和合理性,后續(xù)是否會持續(xù)發(fā)生,是否存在體外資金循環(huán)或替公司承擔(dān)成本費用的情況;是否存在其他稅務(wù)違法行為,若存在,是否構(gòu)成重大違法違規(guī);采取的整改措施,整改后的相關(guān)財務(wù)內(nèi)控是否健全有效并得到有效執(zhí)行
回復(fù):
1、個人卡收付款產(chǎn)生的背景、必要性和合理性,后續(xù)是否會持續(xù)發(fā)生,是 否存在體外資金循環(huán)或替公司承擔(dān)成本費用的情況
(1)個人卡收付款產(chǎn)生的背景 報告期內(nèi),公司存在通過個人卡支付小額招待費用、員工報銷款項等,收 取廢料銷售款、罰款等,公司代收代付款項個人卡明細(xì)如下:
報告期內(nèi),公司存在個人卡代收代付的情況,款項金額匯總?cè)缦拢?/p>
(2)個人卡收付款的必要性和合理性
公司出于方便快捷考慮通過個人卡進行交易,金額較小,隨著財務(wù)管理內(nèi)控制度的不斷完善,公司逐步規(guī)范使用個人卡收付款。
(3)個人卡收付款后續(xù)是否會持續(xù)發(fā)生
為規(guī)范公司業(yè)務(wù),2021 年末公司已經(jīng)停止使用個人卡進行代收代付,后續(xù)未發(fā)生個人卡收付款的情況。
(4)是否存在體外資金循環(huán)或替公司承擔(dān)成本費用的情況
公司通過個人卡收付的款項均已如實反映在財務(wù)報表中,通過個人卡賬戶進行收付的情形不影響報告期內(nèi)公司財務(wù)報表的真實性、完整性及合規(guī)性,報 告期內(nèi),公司不存在體外資金循環(huán)或承擔(dān)成本費用的情形。
2、第三方回款產(chǎn)生的背景、必要性和合理性,后續(xù)是否會持續(xù)發(fā)生,是否存在體外資金循環(huán)或替公司承擔(dān)成本費用的情況
(1)第三方回款產(chǎn)生的背景
公司下游客戶較為分散,基于結(jié)算便利等因素的考慮,部分客戶存在通過法人或其親屬,股東或其員工等第三方回款的情況。
報告期內(nèi),公司第三方回款金額分別為 3,817.43 萬元、1,703.72 萬元、 1,402.83 萬元和 853.58 萬元,具體情況如下:
(2)第三方回款的必要性和合理性
報告期內(nèi),公司第三方回款,主要系公司下游客戶較為分散,部分客戶為小型企業(yè),由于商業(yè)習(xí)慣、結(jié)算便捷性、資金周轉(zhuǎn)等原因造成,符合公司所在的行業(yè)特點經(jīng)營模式。公司第三方回款均基于真實的銷售行為,相關(guān)客戶及代付款方未對代付相關(guān)事項提出異議,也未發(fā)生因第三方回款導(dǎo)致公司與客戶或 第三方的任何糾紛。
客戶通過第三方回款均為與公司之間真實交易的貨款,具有必要性和商業(yè)合理性。
(3)第三方回款后續(xù)是否會持續(xù)發(fā)生
隨著公司規(guī)范運作意識提升并嚴(yán)格限制第三方回款相關(guān)情況,報告期內(nèi),第三方回款金額占營業(yè)收入的比例逐年下降。預(yù)計未來公司上述第三方回款仍將持續(xù)發(fā)生,但收入占比很低且總體下降,對公司經(jīng)營影響很小。
(4)是否存在體外資金循環(huán)或替公司承擔(dān)成本費用的情況
報告期內(nèi)公司第三方回款均具備真實的交易背景,相關(guān)業(yè)務(wù)有委托付款協(xié)議,委托付款真實、代付金額準(zhǔn)確。不存在體外資金循環(huán)或替公司承擔(dān)成本費用的情形。
3、現(xiàn)金交易產(chǎn)生的背景、必要性和合理性,后續(xù)是否會持續(xù)發(fā)生,是否存在體外資金循環(huán)或替公司承擔(dān)成本費用的情況
(1)現(xiàn)金交易產(chǎn)生的背景
報告期內(nèi),公司現(xiàn)金銷售及采購主要系越南子公司的銷售收款及采購付款,越南當(dāng)?shù)亟灰琢?xí)慣仍有較多現(xiàn)金收支。
報告期內(nèi),公司銷售及采購環(huán)節(jié)現(xiàn)金交易的具體情況如下:
報告期內(nèi),公司以現(xiàn)金發(fā)放的薪酬的金額分別為 91.10 萬元、39.42 萬元、 24.33 萬元和 8.15 萬元,主要系發(fā)放越南員工工資、年會獎金和過年紅包,金 額較?。还疽袁F(xiàn)金支付的報銷費用的金額分別為 58.83 萬元、9.53 萬元、 18.70 萬元和 6.42 萬元,主要系越南子公司以現(xiàn)金支付費用報銷款,金額較小。 公司不存在以大額現(xiàn)金支付薪酬、報銷費用、墊付各類款項的情形。
(2)現(xiàn)金交易的必要性和合理性
報告期內(nèi),公司現(xiàn)金銷售及采購主要系越南子公司的銷售收款及采購付款,越南當(dāng)?shù)亟灰琢?xí)慣仍有較多現(xiàn)金收支,出于交易結(jié)算的便利性,以及越南當(dāng)?shù)亟灰琢?xí)慣,越南子公司通過現(xiàn)金收取及支付部分貨款、進口報關(guān)費等,同時,由于越南線上支付未普及,銀行存取轉(zhuǎn)賬交易系統(tǒng)較為繁瑣,因此,越南好博存在現(xiàn)金收付符合經(jīng)營活動的特點及實際情況,具有真實交易背景和合理商業(yè)理由。
(3)現(xiàn)金交易后續(xù)是否會持續(xù)發(fā)生
報告期內(nèi),現(xiàn)金交易金額總體較小且呈降低趨勢,由于越南當(dāng)?shù)厝源嬖谳^多現(xiàn)金交易的使用場景,預(yù)計未來越南好博還會存在部分使用現(xiàn)金交易的行為。公司嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)內(nèi)控管理制度,控制現(xiàn)金收付款情況的發(fā)生,減少現(xiàn)金交易。
(4)是否存在體外資金循環(huán)或替公司承擔(dān)成本費用的情況
報告期公司的現(xiàn)金交易主要是越南當(dāng)?shù)亟灰琢?xí)慣形成,經(jīng)核查,公司不存在體外資金循環(huán)或替公司承擔(dān)成本費用的情況。
4、是否存在其他稅務(wù)違法行為,若存在,是否構(gòu)成重大違法違規(guī) 報告期期初至本說明簽署日公司受到的處罰情況如下:
針對上述處罰,公司已及時繳納罰款。根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管 理法》第六十二條,納稅人未按照規(guī)定的期限辦理納稅申報和報送納稅資料的,由稅務(wù)機關(guān)責(zé)令限期改正,可以處二千元以下的罰款;情節(jié)嚴(yán)重的,可以處二千元以上一萬元以下的罰款。以上主體因未按照規(guī)定期限辦理納稅申報被處以罰款數(shù)額較小,不屬于情節(jié)嚴(yán)重的情形,均不屬于重大稅收違法違規(guī)行為。除上述處罰外,公司不存在其他稅務(wù)違法行為,并取得主管稅務(wù)部門出具的報告期內(nèi)無違法違規(guī)的證明。
5、采取的整改措施,整改后的相關(guān)財務(wù)內(nèi)控是否健全有效并得到有效執(zhí)行
(1)個人卡收付款的整改措施
1) 主動終止個人卡收付款情形,相關(guān)收支已全部入賬,在財務(wù)報表中如實 反映;
2) 公司已依照相關(guān)法律、法規(guī),建立健全了法人治理結(jié)構(gòu),進一步完善了 資金使用和管理制度,加強對資金流、審批流的控制與規(guī)范。
(2)第三方回款的整改措施
報告期內(nèi),公司第三方回款金額及占比均較低,歷史上亦未出現(xiàn)因第三方 回款導(dǎo)致的回款糾紛情形。公司針對第三方回款的整改情況如下:
1) 增加銷售第三方回款申請流程,客戶通過第三方付款賬號進行款項支付 的,需要由專人審批,說明付款賬號與客戶的關(guān)系,并提供相應(yīng)的委托付款證 明;
2) 制定并執(zhí)行《第三方回款管理制度》,各銷售部對第三方付款方身份進 行核實以及定期查賬和對賬,財務(wù)部負(fù)責(zé)逐筆核對回款憑證,進行資料復(fù)核;
3) 針對涉及大額第三方回款的客戶,了解委托第三方付款的原因,積極溝 通并整改,降低第三方回款金額。
(3)現(xiàn)金交易的整改措施
1)進一步完善《資金管理辦法》,以加強公司對資金結(jié)算行為的管理與控 制;
2) 持續(xù)加強現(xiàn)金交易管控,嚴(yán)格按照《資金控制管理流程》規(guī)定執(zhí)行,對 可以使用現(xiàn)金結(jié)算的業(yè)務(wù)范圍進行明確,并設(shè)定資金支出管控等級;
3) 要求客戶盡量以銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付貨款,盡量避免現(xiàn)金銷售交易的產(chǎn) 生。對于報告期內(nèi)發(fā)生的現(xiàn)金交易,均由公司出納出具現(xiàn)金收付款單據(jù),取得 的現(xiàn)金及時繳存銀行,現(xiàn)金限額管理且由出納進行盤點。
(4)稅收繳納的整改措施
公司及時繳納相應(yīng)罰款,并通過加強辦稅人員培訓(xùn)、定期舉辦稅務(wù)培訓(xùn)講 座等方式進行指導(dǎo),要求辦稅人員及時、足額申報納稅;同時,公司已制定包 括《稅務(wù)管理辦法》在內(nèi)的內(nèi)控制度,防止再次出現(xiàn)延遲納稅等情形。
(5)整改后的相關(guān)財務(wù)內(nèi)控是否健全有效并得到有效執(zhí)行
公司針對報告期內(nèi)上述財務(wù)內(nèi)控不規(guī)范的行為進行了有效的整改,并通過 一系列措施健全完善了內(nèi)控制度。我們對公司內(nèi)部控制的有效性進行了鑒證并 出具了《關(guān)于深圳好博窗控技術(shù)股份有限公司內(nèi)部控制的鑒證報告》(天健審 〔2023〕7-658 號),認(rèn)為公司按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和相關(guān)規(guī)定于 2023 年 6 月 30 日在所有重大方面保持了有效的內(nèi)部控制。
綜上所述,公司已對報告期內(nèi)存在的財務(wù)內(nèi)控不規(guī)范行為進行了有效整改, 公司截至報告期末已不存?zhèn)€人卡收付款的情形,第三方回款和現(xiàn)金交易情形已 得到有效管控,公司及相關(guān)人員亦將嚴(yán)格遵守法律、法規(guī)及公司制度,保障相 關(guān)防范措施持續(xù)有效,確保公司持續(xù)符合規(guī)范運作,公司內(nèi)控制度健全有效且 有效執(zhí)行,公司治理不存在重大缺陷。