采購管理、合同管理專項審計方案及實施

原創(chuàng)：李玲玲 內(nèi)審之友 2020-12-04

審計方案

一現(xiàn)狀及背景

1.集團產(chǎn)業(yè)多元且關(guān)聯(lián)性弱，集團及子公司2020年預(yù)算總成本約**萬元，其中絕大部分支出都可以歸類為采購支出，現(xiàn)階段采購管理多為操作性采購，在集團及子公司層面均未有效執(zhí)行采購管理制度、采購管理程序不規(guī)范，為了徹底梳理集團及各子公司采購管理現(xiàn)狀，識別管控弱點和漏洞，以逐步規(guī)范采購管理，切實有效降低采購成本，杜絕腐敗和舞弊事件的發(fā)生，特開展集團的采購專項審計。

2.集團及子公司對外行為的載體為合同，合同管理涉及眾多環(huán)節(jié)，涉及諸多風險，包括法律風險、授權(quán)管理風險、資金支付風險等，因此識別合同管理主要風險，明確合同管理的關(guān)鍵控制，對集團發(fā)展而言也是必要的。

3.采購和合同管理的好壞，與成本控制和資金計劃的準確性密切相關(guān)，采購管理和合同管理密不可分。

基于以上，風控管理中心審計部擬在集團范圍內(nèi)同時開展采購管理和合同管理專項審計，審計工作統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施。

二審計目的

1.梳理采購管理現(xiàn)狀、架構(gòu)、權(quán)責分配；

2.梳理合同管理現(xiàn)狀、架構(gòu)、權(quán)責分配；

3.識別采購管理、合同管理所涉及的風險，進行風險管理；

4.識別管控弱點及漏洞；

5.通過審計及整改，規(guī)范管理、防范風險、降低成本、減少腐敗。

三輸出成果

1.各公司審計小結(jié)（采購管理、合同管理）；

2.各公司采購、合同管理權(quán)限指引表（現(xiàn)狀及需改進之處,附表）；

3.專項審計報告（集團整體層面）；

4.整改通知書；

5.整改方案（被審計單位提供，時間要求見“八、實施步驟”）。

四審計推動

1.管理制度的建立；

2.供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫的建立；

3.實現(xiàn)歸口管理、流程優(yōu)化（包括審批流及表單）；

4.明確采購分類、規(guī)范采購方式；

5.明確合同類型、出臺標準文本；

6.權(quán)限分配的優(yōu)化、效率的提高；

7.明確與采購、合同有關(guān)投訴、舉報事項受理機制；

8.促進集團與子公司風險庫的建立與更新；

9.采購、合同信息化管理（視公司發(fā)展需要）。

具體實施方案

五審計對象及范圍

1.公司1、公司2、公司3、公司4、公司5、集團相關(guān)部門；

2.2019年度采購事項、2019年度簽訂的合同。

六審計期間

2019年度，可根據(jù)情況適當向前追溯、向后延伸。

七審計方式

除公司5采用報送審計方式以外，其余公司就地審計。

八實施步驟

準備階段

1.了解各公司財務(wù)狀況（包括財務(wù)系統(tǒng)采集各公司科目余額表等）；

2.結(jié)合財務(wù)數(shù)據(jù)，鎖定重點業(yè)務(wù)發(fā)生區(qū)域，確定審計樣本及數(shù)量抽取原則（同時結(jié)合合同臺賬）；

3.對近年來舉報事項、審計事項涉及采購、合同管理部分信息收集、內(nèi)部分析；

4.審計通知擬定及送達。

資料收集階段

1.各公司采購制度、合同管理制度；

2.各公司2019年度預(yù)算及經(jīng)營計劃；

3.各公司采購、合同管理的管理架構(gòu)、權(quán)責分配，及與采購、合同付款對應(yīng)的權(quán)責體系；

4.了解采購業(yè)務(wù)流程、采購審批流程、簽訂合同權(quán)限；

5.采購招標文件、評標資料等過程管理資料；

6.采購合同、協(xié)議及臺賬（包含于第11項）；

7.供應(yīng)商管理臺賬；

8.存貨、耗材、物資等盤點資料；

9.債權(quán)債務(wù)余額明細；

10.采購管理、合同管理各環(huán)節(jié)涉及的表單及文件資料（包括采購審批資料、市場詢價資料、采購驗收資料）；

11.2019年合同臺賬、用印登記、合同文本或復(fù)印件；

12.會議審批的采購事項、合同事項的會議記錄、會議紀要；

13.合同準備階段、簽署階段、履行階段、歸檔階段相關(guān)資料；

14.財務(wù)明細賬、會計憑證（可根據(jù)實際情況抽看）；

15.其他根據(jù)實際管理情況需要查看的資料。

實施階段

1.開展順序

（1）國內(nèi)公司先行開展，按照*、*的順序；

（2）海外公司按照*、*、*的順序依次開展。

2.審計組成員

（1）審計組組長：總裁（代管）

（2）現(xiàn)場審計負責人：部門經(jīng)理

（3）審計組成員：部門成員

3.實施計劃及進度安排

（1）公司1：*月*日-*月*日，共*個工作日；

（2）公司2：*月*日-*月*日，共*個工作日；

（3）公司3：*月*日-*月*日，共*個工作日；

（4）公司4：*月*日-*月*日，共*個工作日；

（5）公司5：*月*日-*月*日，共*個工作日。

4.關(guān)注重點、樣本及數(shù)量抽取原則

（1）采購管理

1）梳理采購類型、采購方式、全年采購金額、所占比例（整體分析）；

2）宏觀了解被審計單位行業(yè)地位、規(guī)模、是否具備議價權(quán)，采購價格是否處于合理區(qū)間；

3）梳理供應(yīng)商清單，宏觀了解供應(yīng)商的情況，行業(yè)地位，客戶份額等；

4）根據(jù)各類型占比情況，確定樣本數(shù)量，抽取對應(yīng)合同，付款記錄；

5）小額、頻率高的可集中一個月的數(shù)據(jù)，驗證普遍規(guī)律，其余月份抽查，關(guān)注無合同/協(xié)議采購情況（后期出臺采購管理制度的一個參考）；

6）常規(guī)管理和特殊管理都要兼顧，目的是驗證內(nèi)控設(shè)計的健全性、有效性（日常采購、應(yīng)急采購）；

7）關(guān)注環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商選擇與合同簽訂環(huán)節(jié)、合同執(zhí)行環(huán)節(jié)、貨物驗收與付款環(huán)節(jié)（涉及風險點、審計程序具體溝通）；

8）采購合同管理參照下面合同管理執(zhí)行。

（2）合同管理

1）梳理合同類型、金額、所占比例（宏觀分析）；

2）查看各類型、各項采購合同文本一致性、審核過程；

3）合同簽署的權(quán)限、關(guān)注授權(quán)管理情況（法律風險）；

4）合同履行過程，是否有跟進，對于變更、轉(zhuǎn)讓、終止、解除等流程是否設(shè)計有效（與資金預(yù)算的準確性相關(guān)度很大）；

5）合同執(zhí)行情況的評價與檢查。

5.編寫底稿

根據(jù)底稿模板及附件要求進行底稿編寫。

6.審計小結(jié)

每家公司審計實施階段完成后，形成審計小結(jié)（包含在計劃時間內(nèi)）。

7.審計溝通

審計小結(jié)完成后，送達被審計單位，并與管理層進行溝通。

8.編寫專項審計報告

所有審計任務(wù)實施完成后，5個工作日內(nèi)出具2份專項審計報告。

9.發(fā)送整改通知

審計報告審批通過后，5個工作日內(nèi)向存在問題的單位發(fā)送整改通知書。

10.收集整改方案

整改通知發(fā)送后，被審計單位5個工作日內(nèi)提供整改方案，審計人員視情況進行跟蹤整改落實情況。

九資源配置

1.必要的查詢、查閱、問詢權(quán)限；

2.財務(wù)系統(tǒng)或相關(guān)管理系統(tǒng)登錄權(quán)限、需要的數(shù)據(jù)導(dǎo)出權(quán)限；

3.辦公設(shè)備。

十需要的支持

1.被審計單位需指定專人配合，并對資料提供速度、質(zhì)量作出承諾；

2.被審計單位提供必要的審計人員辦公場所；

3.被審計單位人員應(yīng)配合審計訪談、調(diào)閱相關(guān)資料；

4.必要時，請領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門提供支持；

5.希望審計通知集團內(nèi)統(tǒng)一發(fā)布，以公告形式，引起重視，同時海外公司可提前梳理、準備資料，便于加快后續(xù)審計進度。