做好合同管理的重要性

合同在我們的日常工作中真的很常見(jiàn)，做好合同管理才能做好基礎(chǔ)工作。

同時(shí)，新收入會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中增加了很多關(guān)于合同的概念，尤其在收入確認(rèn)五步法中更是突出，因此做好合同管理顯得異常重要。

合同管理可能存在的問(wèn)題

大家來(lái)回憶一下自己在工作中管理合同時(shí)會(huì)遇到哪些問(wèn)題呢？

我來(lái)說(shuō)一下我想到的兩個(gè)問(wèn)題

（1）合同太多，雜亂無(wú)章，不方便及時(shí)找到。

新增合同或合同歸檔都會(huì)使合同順序被打亂，合同管理難度大.

（2）每個(gè)合同的結(jié)算方式和合同期限都不相同，合同很多的情況下，會(huì)顧此失彼，存在漏記收入或費(fèi)用的風(fēng)險(xiǎn)。這樣的后果是輕則會(huì)導(dǎo)致收入或費(fèi)用不能計(jì)入正確的會(huì)計(jì)期間，重則會(huì)導(dǎo)致公司利益受到損失。

解決這些問(wèn)題的方法

（1）合同分類、編碼與命名要規(guī)范。

編碼要按照順序進(jìn)行，且編碼要唯一，命名要規(guī)范一致。

比如我對(duì)合同的命名規(guī)則是合同類別 合同編號(hào) 合同名稱 對(duì)方單位名稱 合同起止時(shí)間

（2）利用甘特圖使合同進(jìn)度可視化

案例分享

下面就跟我一起來(lái)動(dòng)手操作吧

第一步

參照格式做一個(gè)合同管理表的框架，包含兩個(gè)區(qū)域：合同內(nèi)容區(qū)域和合同狀態(tài)可視化區(qū)域，通過(guò)函數(shù)TODAY()生成當(dāng)前日期。

第二步

補(bǔ)充合同內(nèi)容區(qū)域的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（即圖中淡藍(lán)色底紋區(qū)域），這個(gè)部分可以根據(jù)自己的需要去靈活變動(dòng)，工作需要哪些基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)就增加哪些指標(biāo)。

注意事項(xiàng)

（1）合同編號(hào)要與命名中編號(hào)部分一致，方便后期查找。

（2）合同開(kāi)始日期和結(jié)束日期的日期格式一定要是標(biāo)準(zhǔn)的日期格式，2021/3/8或2021-3-8（/或-均為英文狀態(tài)下字符），這樣才能計(jì)算出合同的持續(xù)時(shí)間。

第三步

利用函數(shù)DATEDIF（）計(jì)算持續(xù)時(shí)間

第四步

按照時(shí)間補(bǔ)充合同狀態(tài)可視化區(qū)域

第五步

隱藏單元格中的數(shù)字

選中淡藍(lán)色區(qū)域，右擊-設(shè)置單元格格式-自定義—輸入;;;（三個(gè)分號(hào)）

第六步

利用條件格式制作甘特圖。

選中淡藍(lán)色區(qū)域，條件格式-新建規(guī)則-只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式，甘特圖代表合同的有效期間，方便看是否到期。

第七步

利用條件格式標(biāo)記合同狀態(tài)。

條件格式-圖標(biāo)集，不同的圖標(biāo)代表不同的狀態(tài)，比如可以用三色旗代表已收款，三色燈代表應(yīng)收未收需催收的收入。