采購合同管理是企業(yè)管理中比較重要的一個功能。但此類內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)上公開分享的比較少，這篇文章，作者給我們分享了在設(shè)計采購合同管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，希望能幫到大家。

目前合同管理系統(tǒng)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)，電子化合同提升了合同簽署和管理的安全性、合規(guī)性、時效性、便捷性，防止對合同數(shù)據(jù)的篡改、偽造和泄露，為集團(tuán)及各分子公司的高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。近期給某客戶做了一款采購合同管理系統(tǒng)，將設(shè)計心得匯總后，分享給大家。

一、需求背景

目前關(guān)于企業(yè)采購合同管理的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，我們分析后，匯總了三個痛點(diǎn)：

1. 合同未形成標(biāo)準(zhǔn)化管理功能，一直都是線下操作合同和執(zhí)行合同的方式；
2. 合同單據(jù)無法形成數(shù)字化，在線化；
3. 合同履約跟蹤不及時，無法匯總業(yè)務(wù)和財務(wù)單據(jù)的執(zhí)行情況。

業(yè)務(wù)痛點(diǎn)

二、系統(tǒng)解決方案

從合同模板庫自定義開始，結(jié)合上游尋源結(jié)果，協(xié)助采購員生成合同文本，發(fā)給各個相關(guān)部門制作和確認(rèn)；擬定完成后走企業(yè)內(nèi)部審批流程；審批通過后，流轉(zhuǎn)到供應(yīng)商，供應(yīng)商簽署完成后流轉(zhuǎn)到采購員簽署，簽署完成后，到了合同開始時間，合同自動生效，到了合同結(jié)束時間，合同自動失效。合同履約過程中支持變更/提前解除。所有合同最終都會進(jìn)行歸檔，進(jìn)入到合同庫。針對歷史合同，可以支持批量導(dǎo)入/OCR識別/API對接。

系統(tǒng)解決方案

三、系統(tǒng)產(chǎn)品矩陣

主功能包含主數(shù)據(jù)管理、合同創(chuàng)建、合同變更、履約進(jìn)度和合同歸檔；業(yè)務(wù)支持功能包含人員管理、角色管理、權(quán)限管理、審批流對接、報表數(shù)據(jù)分析、通知待辦等；系統(tǒng)支持功能包含日志管理、配置管理、監(jiān)控管理、接口管理、安全管理等。

外部對接，輸入系統(tǒng)可以接招商系統(tǒng)、SRM系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、電子簽章、人事系統(tǒng)等；輸出系統(tǒng)可以接系統(tǒng)、費(fèi)控系統(tǒng)、飛書、CBS系統(tǒng)等。

整體設(shè)計要滿足高內(nèi)聚低耦合原則，模塊化設(shè)計，方便對應(yīng)不同的業(yè)務(wù)場景。

系統(tǒng)產(chǎn)品矩陣

四、系統(tǒng)產(chǎn)品設(shè)計

1. 系統(tǒng)流程

1）合同模板創(chuàng)建、變更、刪除流程

合同模板管理任何操作都需要觸發(fā)審批流程，保障業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性和安全性。

合同模板管理流程

2）合同文本創(chuàng)建、變更、提前解除流程

合同文本管理任何操作也需要觸發(fā)審批流程，保障業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性和安全性。一個合同文本支持發(fā)起多次變更，同一個時間段內(nèi)有且只有1個生效的合同變更或解除協(xié)議，防止沖突。

合同文本管理流程

2. 系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能

1）基礎(chǔ)配置

（1）合同主體：從ERP或SAP定期獲取最新的采購組織數(shù)據(jù)，可以啟用/禁用某采購組織數(shù)據(jù)；該數(shù)據(jù)用于創(chuàng)建合同文本時，表單中自動獲取采購組織信息。

合同主體

（2）合同條款：采購管理員可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求自定義合同條款，用于快速創(chuàng)建合同模板。

合同條款

（3）合同種類：對應(yīng)實(shí)際采購合同大類，比如說框架合同、隨單合同等。

合同種類

（4）合同類型：對應(yīng)實(shí)際采購合同子類，比如說框架合同中通用采購合同、質(zhì)保協(xié)議等，掛在合同種類下面，隨著合同種類變化。合同類型可以控制合同模板創(chuàng)建時，字段庫池中字段，以及合同文本創(chuàng)建時，表單中區(qū)塊字段的顯示與否，做到高度自定義化。

合同類型

（5）合同模板：對應(yīng)實(shí)際采購合同最細(xì)維度的歸集，比如塑料粒子采購合同模板等 。

合同模板創(chuàng)建時，可以 選擇審批流；合同模板支持版本管理，支持多次變更，每次變更都會觸發(fā)審批流程。

合同模板當(dāng)前狀態(tài)下有且只有1個啟用的合同模板，支持從歷史記錄中挑選并使用。合同模板受合同種類和合同類型的狀態(tài)影響。

合同模板

2）合同創(chuàng)建

（1）合同擬定：幫助采購員快速起草合同文本，頁面平鋪，按照合同類型的創(chuàng)建時間倒序排。

合同擬定

（2）合同查詢：支持查詢所有合同文本數(shù)據(jù)，支持創(chuàng)建、查看、變更、解除、取消、簽署、流程跟蹤、變更記錄、復(fù)制、歸檔、下載、打印等。支持線上電子簽署和線下簽署。

主合同下所有變更記錄，包含變更、解除協(xié)議等，都掛在變更記錄中。變更協(xié)議只生效變更的內(nèi)容 ，不影響主合同其他部分的內(nèi)容。

合同查詢

3）合同歸檔

支持人工歸檔和自動歸檔，可以對外輸出合同。方便后期借閱和查看，符合企業(yè)內(nèi)部審計要求。

合同歸檔

4）其他功能

（1）審批引擎：可以接企業(yè)內(nèi)部已有的，也可以使用自身的引擎。

（2）通用功能，如權(quán)限管理、通知待辦，就不贅述了。

當(dāng)然，這個產(chǎn)品還有一些待完善的地方 ，歡迎大家前來溝通和交流。

PS：如果想轉(zhuǎn)行做產(chǎn)品經(jīng)理的小伙伴，建議讀讀俞軍老師的《產(chǎn)品方法論》這本書，還是很受益的。https://p.pinduoduo.com/OAaO4cco

本文由 @Owen Lee 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。

該文觀點(diǎn)僅代表作者本人，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理平臺僅提供信息存儲空間服務(wù)。