#頭條創(chuàng)作挑戰(zhàn)賽#

我之前工作的企業(yè)有上市公司，也有初創(chuàng)企業(yè)，有國企也有私企。在上市公司中，所有的工作環(huán)節(jié)都能夠找到相應(yīng)的制度和流程進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，但在初創(chuàng)期和尚處于成長階段的企業(yè)中，管理層的重心放在‘如何迅速增加收入規(guī)模’這個(gè)問題上，對于業(yè)務(wù)流程的控制并不特別重視。

在這些企業(yè)中，對于合同的管理，通常缺少財(cái)務(wù)的參與。合同的簽訂不需要經(jīng)過財(cái)務(wù)的審批，合同歸檔缺少時(shí)效性，通常會導(dǎo)致各種各樣的問題。當(dāng)問題出現(xiàn)的時(shí)候，最終解決問題的工作往往落在了財(cái)務(wù)部門，需要絞盡腦汁想辦法進(jìn)行補(bǔ)救，降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)和損失。

財(cái)務(wù)是否要進(jìn)行合同管理，答案是肯定的。合同管理可以簡單分為合同審核簽訂和合同執(zhí)行跟蹤兩個(gè)環(huán)節(jié)，在每個(gè)環(huán)節(jié)中，財(cái)務(wù)需要做哪些工作？需要關(guān)注哪些重點(diǎn)？我進(jìn)行了簡要的總結(jié)，將歸納為十五個(gè)要點(diǎn)。

關(guān)于財(cái)務(wù)為什要審合同

要點(diǎn)1：合同審核的目的

合同審核是為了確保合同的內(nèi)容能夠達(dá)成合作雙方交易的目的、交易的合法性，合作雙方的權(quán)利義務(wù)約定清晰明確，這樣可以最大程度上的降低風(fēng)險(xiǎn)。

為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，就需要合同涉及的相關(guān)部門，依據(jù)專業(yè)的知識以及經(jīng)驗(yàn)對合同的內(nèi)容和條款進(jìn)行審核，站在企業(yè)利益的角度，最大限度地降低企業(yè)的各類風(fēng)險(xiǎn)，保證合作順利完成。

要點(diǎn)2：財(cái)務(wù)必須要介入合同審核環(huán)節(jié)

風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿于企業(yè)的經(jīng)營過程中，想要降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，就需要從源頭開始進(jìn)行控制。

合同的簽訂作為大部分業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn)，財(cái)務(wù)在審核環(huán)節(jié)的介入，可以作為一種事前控制，在合同簽訂前提前預(yù)示相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，包含稅務(wù)、資金、利潤等方面的風(fēng)險(xiǎn)提示，從而將部分風(fēng)險(xiǎn)斬?cái)嘣谧钋岸?，避免一切既成事?shí)后再想辦法解決麻煩。

財(cái)務(wù)需要在合同審核過程中關(guān)注哪些方面

要點(diǎn)3：確保合同簽訂的前置工作已經(jīng)完成

對于大部分企業(yè)來說，合同簽訂是業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn)，但針對一些具有特殊業(yè)務(wù)性質(zhì)的企業(yè)，在簽訂工作前還有其他必要的環(huán)節(jié)需要完成。

按照項(xiàng)目進(jìn)行管理的企業(yè)，需要進(jìn)行相關(guān)的立項(xiàng)審批，由各部門討論和評判項(xiàng)目的可行性，然后綜合考慮項(xiàng)目是否可以繼續(xù)執(zhí)行。例如一些影視投資和制作公司，內(nèi)部通常按照影視項(xiàng)目進(jìn)行管理，由于投資和制作涉及的金額較大，所以通常會先進(jìn)行立項(xiàng)。通過對于項(xiàng)目的具體內(nèi)容、執(zhí)行過程、預(yù)算金額的評判，加上對未來收入利潤的測算，綜合考慮是否要進(jìn)行項(xiàng)目的開發(fā)。立項(xiàng)審批過后才會進(jìn)入合同審核和簽訂流程，對于這類企業(yè)，立項(xiàng)審批對于合同簽訂來說是必不可少的前置工作。

還有一部分涉及大型的工程建設(shè)、大批量采購的企業(yè)，可選擇的供應(yīng)商范圍較廣，所以為了篩選優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商同時(shí)降低企業(yè)的建設(shè)或采購成本，會利用招投標(biāo)來進(jìn)行篩選。通過對于投標(biāo)企業(yè)的規(guī)模、實(shí)力等方面的綜合評判，最終選定其中一家或幾家供應(yīng)商來合作，然后才會進(jìn)入合同簽訂的環(huán)節(jié)。如果沒有進(jìn)行招投標(biāo)，可能會出現(xiàn)舞弊等行為致使企業(yè)選擇了不恰當(dāng)?shù)墓?yīng)商，最終導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)不必要的損失。所以根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，在部分企業(yè)中，招投標(biāo)也是合同簽訂前必要的前置工作。

要點(diǎn)4：合同是否超出預(yù)算

這一點(diǎn)在進(jìn)行付款合同審核中需要特別關(guān)注。如果企業(yè)按照項(xiàng)目進(jìn)行管理，在立項(xiàng)過程中會確定項(xiàng)目整體預(yù)算；不涉及項(xiàng)目管理的企業(yè)，也會有年度預(yù)算。

在合同審核的過程中，需要關(guān)注合同中約定的付款項(xiàng)目是否在預(yù)算的范圍以內(nèi)，同時(shí)還需要關(guān)注付款的金額是否超出了預(yù)算。

例如企業(yè)聘請中介機(jī)構(gòu)協(xié)助申報(bào)某項(xiàng)政府補(bǔ)貼，需要支付相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)。在編制年度預(yù)算的時(shí)候，管理費(fèi)用中并未包含這筆支出，那么這個(gè)合同就屬于預(yù)算外的合同，需要進(jìn)一步查看合同條款的約定，慎重進(jìn)行考慮。如果合同條款約定，企業(yè)在收到政府補(bǔ)貼后，再按照一定比例向中介機(jī)構(gòu)支付服務(wù)費(fèi)，那么這筆預(yù)算外的支出同時(shí)會帶來預(yù)算外收入，不會降低企業(yè)整體的利潤；如果合同條款約定需要預(yù)付這筆費(fèi)用，如果未來政府補(bǔ)貼申請不成功，企業(yè)依然要承擔(dān)這筆款項(xiàng)，會降低企業(yè)整體利潤，需要提示管理層進(jìn)行進(jìn)一步審批。

要點(diǎn)5：合同審批流程合規(guī)

審批流程要與相關(guān)合同管理制度中的描述一致，需要確保合同經(jīng)過所有部門具有相應(yīng)權(quán)限的人員審核。例如財(cái)務(wù)部審核的環(huán)節(jié)，對于不同類型、不同金額的合同，需要經(jīng)過不同層級的人員進(jìn)行審核，小于50萬元的付款合同只需要財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，大于50萬元的合同在財(cái)務(wù)經(jīng)理審核過后還需要經(jīng)過財(cái)務(wù)總監(jiān)審核。這些層級審批可以在OA流程中進(jìn)行設(shè)置，但如果不能自主設(shè)置的話，就需要人工進(jìn)行審批的遞交。

對于某些特殊業(yè)務(wù)內(nèi)容的合同，如果審批人員并不清楚具體的合作情況，還可以考慮在流程中人工選擇加簽，將合同轉(zhuǎn)交給了解情況的人進(jìn)行審核后，再依據(jù)對方的審核結(jié)果來進(jìn)行審批。這就需要審核人員關(guān)注前面每一環(huán)節(jié)的審核人留下的相關(guān)審批意見，在里面可能會描述一些合同中存在的特殊情況，例如為何給予額外的折扣、客戶存在某些特殊性等等，這些信息都會幫助財(cái)務(wù)人員進(jìn)行綜合的風(fēng)險(xiǎn)評估。

要點(diǎn)6：合同中履約內(nèi)容描述清晰

合同的履約內(nèi)容涉及合同的標(biāo)的物或服務(wù)項(xiàng)目、合同金額、交付方式、附加條件、質(zhì)量條款等等，相對清晰的描述可以避免后續(xù)合同在執(zhí)行中引起雙方對于合同履約內(nèi)容的分歧。

站在財(cái)務(wù)的角度，我們首先要評判企業(yè)是否有履約能力?？蛻粜枰?5天內(nèi)交貨1萬件，但企業(yè)目前存貨只有3000件，按照目前的生產(chǎn)力測算15天最多也只能生產(chǎn)6000件，還要考慮運(yùn)輸花費(fèi)的時(shí)間，這樣來看企業(yè)在15天內(nèi)交貨存在一定的困難，如果無法履約就要承擔(dān)相應(yīng)的違約賠償責(zé)任。如果其中一部分貨物進(jìn)行外采，就需要評估相關(guān)的成本以及質(zhì)量因素，還涉及采購資金的支付等問題。

合同履約信息決定財(cái)務(wù)按照怎樣的原則確認(rèn)收入成本。按照合同的約定，是某一時(shí)點(diǎn)的履約義務(wù)還是某一期間內(nèi)的履約義務(wù)，決定著財(cái)務(wù)上是一次性確認(rèn)收入還是分期按照履約進(jìn)度確認(rèn)收入；是否存在質(zhì)量保證條款，決定著財(cái)務(wù)上是否需要確認(rèn)預(yù)計(jì)負(fù)債。這些財(cái)務(wù)直接相關(guān)的問題，都需要關(guān)注履約內(nèi)容的具體描述。

如果合同描述不清晰，無法將不同性質(zhì)的履約義務(wù)區(qū)分開，那么很可能會導(dǎo)致企業(yè)需要按照較高的稅率繳納稅款，同時(shí)也會在后續(xù)的執(zhí)行過程中，與客戶發(fā)生爭執(zhí)，產(chǎn)生合同糾紛。

要點(diǎn)7：收付款條款需要重點(diǎn)查看

收付款條款主要包含合同結(jié)算的方式，是一次性收付款還是分期收付款，收付款賬期有多長，是否存在代收代付的情況等等，這些條款主要影響企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)。

企業(yè)中對于收付款賬期可能會制定一條標(biāo)準(zhǔn)線，例如客戶的賬期不能超過45天，給供應(yīng)商的付款賬期在60天，這種標(biāo)準(zhǔn)會指導(dǎo)相應(yīng)部門在談判中為企業(yè)爭取最大利益，避免出現(xiàn)墊付資金的情況。但實(shí)際工作中，對于重要的大客戶和戰(zhàn)略合作客戶以及占有強(qiáng)勢地位的供應(yīng)商，收付款的賬期通常要按照對方的要求，能夠談判的空間較小。對于這種超出標(biāo)準(zhǔn)賬期的情況，財(cái)務(wù)就需要測算賬期加長對于企業(yè)資金的影響，提前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示。針對客戶和供應(yīng)商進(jìn)行信用分析，通過對客戶和供應(yīng)商規(guī)模實(shí)力以及以往合作信息的分析，給予管理層一定的建議，輔助其進(jìn)行決策。

如果出現(xiàn)代收代付的情況，需要利用三方協(xié)議來約定清楚各方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，避免出現(xiàn)糾紛后無法進(jìn)行追責(zé)。

要點(diǎn)8：折扣條款符合企業(yè)規(guī)定

針對客戶折扣，一般按照業(yè)務(wù)人員的層級，企業(yè)會給予不同的折扣權(quán)限，例如普通銷售可以給予客戶5%以下的折扣，銷售經(jīng)理可以給予15%以下的折扣，如果折扣超出15%，則需要營銷總監(jiān)審批。同時(shí)供應(yīng)商也會按照一定的條件給予企業(yè)折扣，這些都屬于合同中的折扣條款。

首先需要關(guān)注的是折扣的形式，是提前付款給予折扣，還是按照合作量打折，或者是季度的返點(diǎn)，不同形式的折扣在財(cái)務(wù)處理上會有區(qū)別。同時(shí)關(guān)注折扣的比例或是金額，是否有超出企業(yè)的規(guī)定以及個(gè)人的權(quán)限，是否需要更高層級的審批。折扣的金額會直接影響企業(yè)的利潤，需要財(cái)務(wù)針對合同進(jìn)行利潤的測算，輔助管理層進(jìn)行判斷。

要點(diǎn)9：定金、違約金、賠償金的約定

這部分其實(shí)主要還是由法務(wù)部門進(jìn)行審核，但財(cái)務(wù)還是需要關(guān)注合規(guī)性以及相應(yīng)的金額。例如定金的比例是否超出合同總額的20%，違約金和賠償金的金額是否過高，什么情況下會被判定是違約等等，這些條款中也潛藏著財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

要點(diǎn)10：開票類型及開票項(xiàng)目的合規(guī)

合同中約定是開具增值稅專用發(fā)票還是增值稅普通發(fā)票？約定的開票項(xiàng)目是否與合同的實(shí)質(zhì)內(nèi)容一致？開票項(xiàng)目是否超出經(jīng)營范圍？這些問題都需要一一進(jìn)行審查。

不能開具增值稅專用發(fā)票的服務(wù)，如果開具專票，企業(yè)就會承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)；如果企業(yè)的經(jīng)營范圍中沒有銷售商品這個(gè)類目，但卻因?yàn)槭圪u商品需要開具13%稅率的增值稅專用發(fā)票，那么后續(xù)還需要考慮進(jìn)行經(jīng)營范圍的變更；如果明明提供的是營銷服務(wù)，對方卻要求開票項(xiàng)目為技術(shù)服務(wù)，這樣就造成了開票項(xiàng)目與合同實(shí)質(zhì)不一致的情況，存在稅務(wù)方面的風(fēng)險(xiǎn)。

要點(diǎn)11：合同簽約主體需要檢查

有些企業(yè)不止一家法人主體，會依據(jù)業(yè)務(wù)情況開設(shè)不同的子公司，在合同簽訂的時(shí)候，需要按照業(yè)務(wù)規(guī)劃來確定簽約的主體是否正確。假如企業(yè)有A、B兩家子公司，A公司主要進(jìn)行影視投資，B公司進(jìn)行IP開發(fā)和授權(quán)，合同簽訂的時(shí)候就需要注意，所有影視投資合同簽約主體都是A公司，IP開發(fā)和授權(quán)相關(guān)合同簽約主體都是B公司，如果簽約主體出現(xiàn)錯(cuò)誤，后續(xù)可能要涉及合同變更或是內(nèi)部交易。

另外在簽約主體審核的時(shí)候，還需要關(guān)注是否為關(guān)聯(lián)企業(yè)，包括基于投資關(guān)系所產(chǎn)生的母、子公司，也包括企業(yè)董事、監(jiān)事、高級管理人員個(gè)人投資或是擔(dān)任職務(wù)的公司。前者在財(cái)務(wù)上涉及合并報(bào)表抵消或是投資收益的計(jì)算，而后者可能會導(dǎo)致舞弊發(fā)生，都需要特別關(guān)注。

要點(diǎn)12：合同中相關(guān)信息的準(zhǔn)確性

合同中的相關(guān)信息包含公司名稱、收付款賬戶、開票信息，這些信息雖然財(cái)務(wù)會提供標(biāo)準(zhǔn)版本或是企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)合同模板，但在合同擬定的過程中，還是會發(fā)生信息填寫錯(cuò)誤的情況。

當(dāng)企業(yè)存在很多個(gè)法人主體和銀行賬戶時(shí)，經(jīng)常會有人把這些信息混淆，最常見的是銀行開戶行和收款賬號不一致、開票的公司名稱和稅號不一致。A銀行的開戶行 B銀行的賬號，A公司的名稱 B公司的稅號，這類錯(cuò)誤很難一眼看出，需要財(cái)務(wù)人員仔細(xì)進(jìn)行核對。

合同歸檔和執(zhí)行情況的跟蹤不能忽視

要點(diǎn)13：財(cái)務(wù)也需要進(jìn)行合同歸檔登記

在合同管理的工作中，合同歸檔經(jīng)常容易被忽視。合同簽字蓋章后，可能很長時(shí)間都未歸檔，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門缺少收入成本確認(rèn)的重要依據(jù)。

還有一些公司，合同歸檔的工作主要由法務(wù)部門負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部只保留合同掃描件，部門之間的信息傳遞存在一定的時(shí)間差，如果出現(xiàn)延誤，則可能會導(dǎo)致財(cái)務(wù)少確認(rèn)收入。

如果是在線上使用OA等系統(tǒng)進(jìn)行合同審批，需要在合同審批流程的最后增加財(cái)務(wù)歸檔的環(huán)節(jié)，這樣信息可以實(shí)時(shí)進(jìn)行傳遞，消除信息差，確保各部門信息的同步；如果是采用線下審批的方式，則需要手工進(jìn)行登記，更新存在一定的滯后性。

要點(diǎn)14：把合同臺賬作為復(fù)核收入的工具

登記合同臺賬除了可以查找合同的基本信息，包含客戶供應(yīng)商名稱、合同金額、合同類型、責(zé)任人、簽約時(shí)間等等，還需要在臺賬中登記財(cái)務(wù)相關(guān)的信息，例如結(jié)算條款、預(yù)計(jì)收付款日期等。

利用合同臺賬的信息，可以檢查每月收入、成本的確認(rèn)是否存在遺漏。如果企業(yè)沒有完善的信息管理系統(tǒng)，可以為財(cái)務(wù)人員提供實(shí)時(shí)的客戶合作情況，那么合同臺賬就是很好的信息來源，可以用來反向檢查財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。

要點(diǎn)15：不要忘了跟蹤合同執(zhí)行情況

合同執(zhí)行的情況一般由負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行對接，在日常的工作中可以與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通了解。

通過定期的財(cái)務(wù)分析，根據(jù)收入情況以及客戶或是項(xiàng)目的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，可以了解到合同執(zhí)行情況；通過實(shí)際與預(yù)算的差異分析，可以找出目前合同執(zhí)行中存在的問題，例如特殊情況導(dǎo)致的延期、客戶流失等；通過合同的收付款條款來查看合同賬期，結(jié)合應(yīng)收賬款管理和客戶信用管理，定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行復(fù)盤和清理，避免壞賬的產(chǎn)生；合同的收付款賬期還可以與資金管理相結(jié)合，進(jìn)行資金預(yù)測或是檢查相關(guān)部門提交的資金計(jì)劃，提前預(yù)知未來可能產(chǎn)生的資金風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

財(cái)務(wù)需要介入到合同管理的流程中，目的是為了進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示和給出相關(guān)建議，事前控制往往比事后補(bǔ)救要更加有效，同時(shí)也能最大限度避免企業(yè)可能出現(xiàn)的損失。

事后的跟蹤和復(fù)盤，更大的作用是在于找出存在問題的環(huán)節(jié)，想辦法從根本上解決，從而避免同樣的問題再次發(fā)生。

合同管理需要各部門進(jìn)行明確的分工和協(xié)作，每個(gè)部門都站在自身專業(yè)的角度提出意見，這樣才能對于合同的內(nèi)容進(jìn)行綜合評判，缺少任何一個(gè)部門，合同管理都會出現(xiàn)問題。

結(jié)束后的碎碎念：之前曾經(jīng)遇到一些公司，合同不會經(jīng)過財(cái)務(wù)審批，但執(zhí)行中出現(xiàn)問題卻首先找到財(cái)務(wù)解決。財(cái)務(wù)部沒辦法得到實(shí)時(shí)的信息，在解決時(shí)很難推動其他部門，問題最終得不到解決，所有的責(zé)任都要財(cái)務(wù)來承擔(dān)。想要避免這種背黑鍋的狀況，就需要與老板溝通，讓財(cái)務(wù)提前介入到流程里，掌握全面的信息，這才是最佳的解決方案。