本文介紹了OA的概念、發(fā)展歷程、平臺(tái)的結(jié)構(gòu)，與大家分享。

由于剛接觸OA時(shí)，對(duì)OA的概念較為模糊，市面上也較少相關(guān)的說明資料，只能在工作中不斷摸索。

因此決定整理工作過程中對(duì)OA的認(rèn)識(shí)，從整體上對(duì)OA平臺(tái)進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹。

一、什么是OA

1. 什么是OA系統(tǒng)？

引用王泉老師的解釋，從廣義上看：OA是企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合；再形象一點(diǎn)形容，如果一家企業(yè)的組織架構(gòu)是骨架，員工是肌肉，管理者是大腦，那OA就是傳遞頭腦意志的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)；因此面對(duì)不同層次的用戶，OA就有著不同的價(jià)值體現(xiàn)：

1）對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)

OA是決策支持系統(tǒng)；OA以企業(yè)內(nèi)/外部信息為基礎(chǔ)，通過各種統(tǒng)計(jì)模式，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考。

2）對(duì)中層管理者

OA是信息管理系統(tǒng)；OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的數(shù)據(jù)，提煉出所需的管理信息，以把握業(yè)務(wù)進(jìn)度，降低管理成本，提高管理效率。

3）對(duì)普通員工

OA是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)；OA為辦公室人員提供便捷明確的辦公手段，提高員工工作效率。

2. OA的發(fā)展歷程

OA系統(tǒng)起源于國(guó)內(nèi)政府的公文和檔案管理，大體劃分為4個(gè)時(shí)代：

1）原始OA時(shí)代（20世紀(jì)80年代~20世紀(jì)90年代）

以office軟件處理文檔，傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)開始應(yīng)用。

2）辦公OA時(shí)代（20世紀(jì)90年代~21世紀(jì)初）

以政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、大型國(guó)企為使用重點(diǎn)，以Domino/Notes為技術(shù)平臺(tái)，公文管理、會(huì)議管理、用車管理、檔案管理、電子郵件等為核心應(yīng)用，通過網(wǎng)絡(luò)（LAN/WAN）完成數(shù)據(jù)傳輸和共享；但功能模塊較為獨(dú)立，缺乏統(tǒng)一管理思想。

3）協(xié)同OA時(shí)代（21世紀(jì)初~現(xiàn)今）

以工作流為核心，從“緊密圍繞辦公管理”開始轉(zhuǎn)向與企業(yè)業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，手機(jī)短信、電子簽章、移動(dòng)辦公、單點(diǎn)登錄、門戶等技術(shù)逐漸普及。

4）移動(dòng)OA時(shí)代（3G開始普及后）

智能手機(jī)終端（包括平板）成為主要接入和使用設(shè)備，結(jié)合手機(jī)二維碼、移動(dòng)地圖定位、各類通信軟件的即時(shí)溝通，共同構(gòu)建協(xié)作平臺(tái)。

3. 協(xié)同OA的定義

如果說OA還只是一個(gè)工具系統(tǒng)，那協(xié)同OA是包含著管理思想和管理理念，通過信息化手段規(guī)范、提升企業(yè)管理的軟件體系。

二、協(xié)同OA平臺(tái)的結(jié)構(gòu)

協(xié)同OA結(jié)構(gòu)大致如下圖所示：

用戶通過PC、移動(dòng)端或者其他應(yīng)用終端（如營(yíng)業(yè)廳自助服務(wù)終端）進(jìn)入門戶首頁(yè)，門戶根據(jù)用戶身份提供應(yīng)用服務(wù)。

業(yè)務(wù)應(yīng)用主要為用戶提供業(yè)務(wù)服務(wù)；按照類型大致劃分為6個(gè)分類并簡(jiǎn)單列舉了各分類中的應(yīng)用，實(shí)際上OA系統(tǒng)可以接入各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供服務(wù)。

應(yīng)用支撐層主要為業(yè)務(wù)應(yīng)用服務(wù)；例如工作流引擎和表單設(shè)計(jì)器支撐流程的個(gè)性化配置，門戶平臺(tái)工具搭建系統(tǒng)門戶，統(tǒng)一用戶中心對(duì)組織架構(gòu)、用戶信息、系統(tǒng)權(quán)限等進(jìn)行管理，甚至控制第三方應(yīng)用的使用權(quán)限。

最底層的基礎(chǔ)設(shè)施，用于保障系統(tǒng)的正常運(yùn)作，為系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全提供保障。

下面簡(jiǎn)單介紹一下幾個(gè)比較常見的平臺(tái)應(yīng)用。

1. 統(tǒng)一用戶平臺(tái)

統(tǒng)一用戶平臺(tái)主要對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的用戶體系進(jìn)行統(tǒng)一管理，是實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄的前提；實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一用戶管理，通常需要第三方應(yīng)用提交注冊(cè)申請(qǐng)，由平臺(tái)提供標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)接口完成接入，接入后在統(tǒng)一用戶平臺(tái)管理應(yīng)用的使用權(quán)限。

1）用戶管理

用于管理每個(gè)用戶的基本信息，例如姓名、電話、證件、部門、職務(wù)、出生年月等；除了基礎(chǔ)信息之外，還會(huì)承載密碼管理、排序、應(yīng)用使用權(quán)限等功能。

2）組織架構(gòu)

組織架構(gòu)是企業(yè)流程運(yùn)轉(zhuǎn)、部門設(shè)置及職能規(guī)劃最基本的結(jié)構(gòu)依據(jù)。一般按照單位-部門-人的層級(jí)進(jìn)行劃分，如果是大型企業(yè)或行政機(jī)構(gòu)會(huì)更加復(fù)雜。由于存在一人多崗的情況，規(guī)劃需求時(shí)需要注意判斷這個(gè)業(yè)務(wù)功能是按組織架構(gòu)身份進(jìn)行劃分，還是只是以人的維度進(jìn)行劃分（例如采購(gòu)審批時(shí)必須使用采購(gòu)部門下的身份進(jìn)行審批，而填寫和查看日程時(shí)則只需要按人進(jìn)行劃分）。

3）角色管理

角色是連接權(quán)限與用戶的橋梁，通過創(chuàng)建角色并分配用戶與權(quán)限，使用戶得以管理或使用某些應(yīng)用；除了權(quán)限分配，角色還用于流程的綁定，再向下細(xì)分甚至需要區(qū)分角色類型、考慮不同角色疊加的邏輯。

4）權(quán)限管理

權(quán)限管理是每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都要重點(diǎn)考慮的問題，基本分為菜單權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限、操作權(quán)限；菜單權(quán)限直接管理目錄；數(shù)據(jù)權(quán)限除了基本的數(shù)據(jù)范圍（例如單位、部門、個(gè)人），還有列表、表單字段的控制等；操作權(quán)限主要控制當(dāng)前查看數(shù)據(jù)的操作。

另外權(quán)限還有互斥需求；與具體的角色或用戶解耦，根據(jù)業(yè)務(wù)需求靈活配置等要求。

5）接入管理

接入管理主要用于第三方應(yīng)用接入時(shí)提交申請(qǐng)，用于對(duì)應(yīng)用的名稱、地址、端口等材料的審核，實(shí)際上也可能直接通過郵件完成申請(qǐng)的接入。

6）應(yīng)用管理

對(duì)于已接入系統(tǒng)的應(yīng)用，管理員需要跟蹤應(yīng)用的接入狀態(tài)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求調(diào)整應(yīng)用的使用范圍；普通用戶則需要查看可用的應(yīng)用系統(tǒng)，甚至同步至門戶首頁(yè)。

2. 門戶平臺(tái)

門戶是一個(gè)聚合多個(gè)信息源，并可讓用戶自定義所需內(nèi)容的界面；門戶上的信息可能來自系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)模塊，也可能來自其他應(yīng)用系統(tǒng)。但門戶除了信息聚合以及個(gè)性化設(shè)置之外，通常還需要統(tǒng)一用戶平臺(tái)以及單點(diǎn)登錄的支撐。

在信息來源基礎(chǔ)上，通過權(quán)限的控制，為不同角色的用戶提供不同的門戶架構(gòu)與系統(tǒng)信息，用戶根據(jù)自己可調(diào)整的門戶架構(gòu)以及信息來源，設(shè)置個(gè)性化門戶。

1）信息源管理

門戶對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息進(jìn)行聚合，信息來源包括各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用消息（例如待辦消息），信息發(fā)布平臺(tái)的文章（例如通知公告、知識(shí)分享，甚至文檔管理等），還有第三方應(yīng)用的使用管理。

2）排版管理

門戶平臺(tái)在搭建門戶時(shí)，實(shí)際上是一個(gè)建站系統(tǒng)，提供框架及組件的支持；管理員通過各種組件搭建出門戶的框架，再通過數(shù)據(jù)源的控制完成門戶信息的填充。如果要考慮用戶的個(gè)性化排版，為了便捷、高效以及美觀，建議只在管理員搭建的框架下調(diào)整。

設(shè)計(jì)符合客戶使用的門戶，難點(diǎn)在于調(diào)研清楚客戶的管理模式；部分業(yè)務(wù)需要按組織架構(gòu)設(shè)計(jì)多層級(jí)門戶，也有按業(yè)務(wù)類型設(shè)計(jì)門戶結(jié)構(gòu)的場(chǎng)景；另外對(duì)于不同角色的用戶，可調(diào)整的門戶區(qū)域、可設(shè)置的信息來源、可查看的信息范圍都不一樣。

3）提醒方式

OA系統(tǒng)其中一個(gè)重要機(jī)制是消息不間斷機(jī)制，其目的是讓用戶在任何情況下都有途徑獲知OA中的信息。因此OA系統(tǒng)有多種消息提醒方式，業(yè)務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)也要注意與OA消息提醒渠道做好對(duì)接。

3. 工作流引擎

工作流是OA的核心，配置工作流的過程就是將企業(yè)各種事項(xiàng)的流程通過計(jì)算機(jī)軟件規(guī)范化實(shí)現(xiàn)的過程。本文把工作流引擎簡(jiǎn)單分為7個(gè)模塊，以下說明各模塊主要滿足的場(chǎng)景：

1）表單綁定

流程流轉(zhuǎn)過程中需要在表單上完成審批意見，最基本的是一條流程一個(gè)表單；但也存在審批流程可能需要綁定多個(gè)表單的情況（例如生產(chǎn)過程中不同部門辦理時(shí)需要不同單據(jù)），此時(shí)除了引擎與表單的關(guān)系之外，還需要考慮表單之間的關(guān)聯(lián)。

2）步驟類型

步驟類型大體概括分為開始步驟、標(biāo)準(zhǔn)步驟、流程網(wǎng)關(guān)、結(jié)束步驟4種類型；標(biāo)準(zhǔn)步驟是用戶在進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批時(shí)的辦理步驟，場(chǎng)景細(xì)分還包括辦理和閱辦；流程網(wǎng)關(guān)主要用于流程分支與合并，甚至觸發(fā)子流程。

3）步驟權(quán)限

步驟權(quán)限主要管理經(jīng)辦人在當(dāng)前步驟可操作的權(quán)限，包括表單可填寫區(qū)域、附件增刪改查以及部分業(yè)務(wù)功能，例如業(yè)務(wù)要求只有在特定步驟才可以刪除附件，或在某一步驟需要清空表單等。但是為了避免與業(yè)務(wù)系統(tǒng)過度耦合，引擎的步驟權(quán)限一般只管理表單相關(guān)的部分，其余限制由業(yè)務(wù)系統(tǒng)自行管理。

4）經(jīng)辦人配置

用于配置此步驟的辦理人，主要根據(jù)配置具體的人、條件（例如某一步驟經(jīng)辦人為此步驟經(jīng)辦人）、角色、表單字段等邏輯完成配置。除了配置經(jīng)辦人，還需要確定此步驟的辦理邏輯，例如是否需要多人辦理，是逐個(gè)審批還是協(xié)同審批、由誰決定流程走向等各種業(yè)務(wù)場(chǎng)景。

5）動(dòng)作配置

步驟與步驟之前需要通過動(dòng)作進(jìn)行連接，根據(jù)不同動(dòng)作流轉(zhuǎn)至不同步驟，因此動(dòng)作的意義主要是給用戶指明流轉(zhuǎn)方向；但是在審批過程中，也存在不同動(dòng)作流轉(zhuǎn)至同一步驟但觸發(fā)不同結(jié)果的場(chǎng)景（例如請(qǐng)假審批流程，同意或不同意請(qǐng)假流程都會(huì)走向辦結(jié)，但同意時(shí)可能還需要記錄請(qǐng)假日期，自動(dòng)扣除此用戶請(qǐng)假天數(shù)）。

除此之外，動(dòng)作可能才會(huì)承載某些特殊條件的觸發(fā)，例如經(jīng)過某個(gè)動(dòng)作后，需要計(jì)算審批時(shí)間。

6）版本管理

隨著企業(yè)的發(fā)展，審批流程也需要不斷的優(yōu)化，但是流程調(diào)整難免會(huì)影響正在審批的業(yè)務(wù)，因此需要通過版本管理區(qū)分新舊流程，避免影響正在審批的業(yè)務(wù)。

7）權(quán)限管理

權(quán)限管理可以分為管理權(quán)限以及使用權(quán)限；管理員對(duì)流程進(jìn)行增刪改查，再通過使用權(quán)限分配至對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)部門使用。

8）后續(xù)跟蹤

以上主要是流程配置以及管理的簡(jiǎn)要介紹，但是流程在審批時(shí)，還有對(duì)流程各維度的監(jiān)控；例如對(duì)每個(gè)步驟的監(jiān)控，可及時(shí)催辦、疏通審批流程，提高環(huán)節(jié)處理效率；對(duì)流程全過程的監(jiān)控，可為企業(yè)優(yōu)化流程、調(diào)整績(jī)效考核提供參考。

另外對(duì)于審批過程中產(chǎn)生的信息，最終還可以匯聚成大數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，搭建領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙，直觀展示企業(yè)當(dāng)前運(yùn)轉(zhuǎn)情況。

4. 表單設(shè)計(jì)器

表單與工作流往往相互配合，工作流負(fù)責(zé)審批流轉(zhuǎn)，而表單負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的采集、計(jì)算與展示；但表單設(shè)計(jì)器除了負(fù)責(zé)審批過程的數(shù)據(jù)采集，還有非流程的業(yè)務(wù)需求，例如問卷調(diào)查、投票等，因此表單設(shè)計(jì)器需要獨(dú)立于引擎。

設(shè)計(jì)表單相對(duì)簡(jiǎn)單，主要通過各種控件（如單行文本、多行文本、下拉框等）完成表單樣式的搭建，再設(shè)置每個(gè)控件的屬性、樣式，即完成表單的設(shè)計(jì)。如果要考慮搭建的便捷性、規(guī)范性問題，可以通過表單模板快速導(dǎo)入實(shí)現(xiàn)高效配置。

三、寫在最后

在OA系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中展示的，只是OA系統(tǒng)的骨架，而將每個(gè)細(xì)分的平臺(tái)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)剖開，都是一個(gè)值得我們仔細(xì)品味與了解的世界；而這些世界之間通過不斷的數(shù)據(jù)交流，最終協(xié)同完成辦公的任務(wù)。

另外，我們?cè)谝?guī)劃一個(gè)如此龐大的平臺(tái)時(shí)，除了關(guān)注系統(tǒng)功能的規(guī)劃，還需要加強(qiáng)企業(yè)管理理論的學(xué)習(xí)，了解客戶的管理模式，從更宏觀的角度觀察整個(gè)業(yè)務(wù)的布局。

OA系統(tǒng)要真正解決客戶問題，必定需要了解客戶的管理理念，在客戶舊有理念與OA全新管理理論中尋求平衡，才能搭建出符合客戶需求的、可以真正落地執(zhí)行的業(yè)務(wù)平臺(tái)。

以上是本文內(nèi)容，希望本文可以讓大家對(duì)協(xié)同OA平臺(tái)有大致概念的認(rèn)識(shí)；如有理解不到位的地方，歡迎交流補(bǔ)充~共勉！

本文由 @龐龐 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議