曾經(jīng)有顧問(wèn)單位找我們交流合同的審查和管理，我們提到修改意見(jiàn)的落實(shí)問(wèn)題，與我們討論的工作人員有一句話讓我印象深刻，就是他們需要的是我們出具審查意見(jiàn)，有就行，具體是什么意見(jiàn)他們不管。

也即是說(shuō)，他們需要的是一個(gè)交代，能在他們這個(gè)環(huán)節(jié)附上律師意見(jiàn)發(fā)給其他部門就行。至于修改意見(jiàn)是否合理、公司是否采納、對(duì)方是否接受等問(wèn)題，不管。

事實(shí)也是如此。我們?yōu)檫@家單位審查過(guò)數(shù)百份合同，提出的審查意見(jiàn)大多數(shù)沒(méi)有得到過(guò)反饋，我們不知道這些意見(jiàn)是否被采納，是否得到落實(shí)，或者是否被修改，修改后是否有風(fēng)險(xiǎn)。我們?cè)诜深檰?wèn)服務(wù)報(bào)告中也多次提到這個(gè)問(wèn)題，但是很難得到解決。

后來(lái)我們更加關(guān)注企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題，也給不少客戶提供合同管理方面的建議。以我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，企業(yè)合同管理常見(jiàn)的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下3個(gè)層面：

一、制度層面：制度不完善，導(dǎo)致合同管理流于形式

我們?cè)谔峁┓煞?wù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)并沒(méi)有完整的合同管理制度，哪個(gè)部門管理合同是由決策層來(lái)指定，有的顧問(wèn)單位負(fù)責(zé)合同管理的部門和人員都更換過(guò)多次，每次更換都讓合同管理陷入一陣混亂。

由于沒(méi)有完善的合同管理制度體系，合同管理過(guò)程中，不同部門經(jīng)常推諉，有的環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員也忙于“應(yīng)付作業(yè)”，導(dǎo)致合同管理流于形式。

其實(shí)，合同管理制度的建立不僅是體現(xiàn)在制度性文件上，也反映了公司管理層的合同管理意識(shí)。合同就是交易，合同管理制度不完善，企業(yè)交易體系也會(huì)存在較大風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將合同管理作為企業(yè)管理的核心內(nèi)容之一。

合同管理制度的設(shè)置沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)企業(yè)的情況也不一樣，但總體而言，應(yīng)當(dāng)包括以下方面：

1.基本管理制度。主要包括企業(yè)內(nèi)部的授權(quán)管理、合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，合同管理流程的安排、合同文本的管理和檔案保管等制度。

2.合同訂立方面的管理制度。主要包括合同交易事項(xiàng)的審批、簽約前的調(diào)查和準(zhǔn)備，合同文本的審查和審批，合同用印的審批和管理等制度。

3.合同履行方面的管理制度。主要包括合同履行過(guò)程中的監(jiān)管以及出現(xiàn)相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)、糾紛的處理等。

二、機(jī)構(gòu)層面：設(shè)置不合理，以為合同管理只是法務(wù)部門的工作

在《關(guān)于合同的3個(gè)誤解》一文中，我們提到第3種誤解是：認(rèn)為合同只是律師和法務(wù)的事。這個(gè)誤解體現(xiàn)在企業(yè)合同管理中，就是認(rèn)為合同管理只是法務(wù)部門的工作，或者主要是法務(wù)部門的職責(zé)，其他部門主要是配合法務(wù)的工作。

其實(shí)，這是一個(gè)很大的誤解，這種誤解下建立的合同管理模式也很不合理，難以真正建立起有效的合同風(fēng)險(xiǎn)防控體系。

在《非法律專業(yè)，能審好合同嗎？》一文中，我們也提到，非法律專業(yè)的其他人員也應(yīng)當(dāng)參與合同工作，因?yàn)樗麄兛赡芨宄灰啄繕?biāo)，更了解交易對(duì)手，也更能洞察交易未來(lái)。

因此，在企業(yè)合同管理中，應(yīng)當(dāng)是不同機(jī)構(gòu)、不同人員共同形成合力工作做好合同管理。具體可以包括以下部門：

1.業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門可以負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)查、具體談判、交易對(duì)手資格審查、合同交易安排，合同文本制作，合同交易跟進(jìn)以及合同履行跟蹤和匯報(bào)。

2.審核部門。審核部門可以是法務(wù)部門、審計(jì)部門、合規(guī)部門等，可以負(fù)責(zé)合同審查、合同范本制作、合同履行監(jiān)督、合同糾紛應(yīng)對(duì)和處理、合同培訓(xùn)等工作。

3.財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門可以負(fù)責(zé)合同中財(cái)務(wù)條款、稅務(wù)條款的審查，監(jiān)督合同履行中的收付款情況等。

4.決策部門。根據(jù)公司內(nèi)部權(quán)限的劃分，不同合同提交的審批層級(jí)也不同，決策部門可能是管理層、董事會(huì)甚至是股東會(huì)。決策部門是合同審批的最后環(huán)節(jié)，需要全面評(píng)估，作出決策。

5.用印部門。該環(huán)節(jié)主要是用印管理，也是最后的審核，例如審查提交蓋章的合同是否完成審批，是否最終版本，審批過(guò)程中的法律意見(jiàn)是否已經(jīng)修改等，印章不能讓用印申請(qǐng)人自行使用，不能隨意帶出，必須專人管理。由于合同文本內(nèi)容往往較多，不僅需要在簽署頁(yè)蓋章，也應(yīng)當(dāng)蓋好騎縫章。

6.保管部門。企業(yè)可以在部門設(shè)置中明確合同檔案的保管部門，負(fù)責(zé)合同檔案工作。合同檔案應(yīng)當(dāng)包括合同文本、合同訂立、履行、變更（如有）、解除（如有）、終止、糾紛解決（如有）等全過(guò)程中形成的文件和憑證。

三、執(zhí)行層面：重視文本管理，忽視履行等其他環(huán)節(jié)

我們?cè)凇蛾P(guān)于合同的3個(gè)誤解》中提到的第2個(gè)誤解是：將合同等同于合同文本。這個(gè)誤解延伸到企業(yè)管理上，就容易出現(xiàn)重視合同文本管理，而忽視合同履行等其他環(huán)節(jié)的管理。

合同簽訂后并不會(huì)自動(dòng)履行，交易也不會(huì)自動(dòng)完成。一般是在合同各方簽字蓋章后，合同的履行才開(kāi)始，而合同出現(xiàn)問(wèn)題和糾紛，多數(shù)也是在合同履行過(guò)程中。

我們?cè)诜煞?wù)過(guò)程中也發(fā)現(xiàn)，多數(shù)企業(yè)對(duì)合同管理的重點(diǎn)是在合同文本的簽訂與審批，而合同蓋章后的管理就容易被忽視。

如果沒(méi)有建立合同履行風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，也沒(méi)有必要的證據(jù)意識(shí)，可能出現(xiàn)對(duì)方違約時(shí)不知道即將面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)、更不知道應(yīng)如何妥善應(yīng)對(duì)等問(wèn)題。

因此，合同管理不僅要關(guān)注合同文本的內(nèi)容審查、審批等環(huán)節(jié)，也要重視合同履行等其他環(huán)節(jié)，例如可以關(guān)注以下幾方面的工作：

1.公司管理層應(yīng)該重視合同的全過(guò)程管理，推動(dòng)建立全面的合同風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，并將重點(diǎn)落實(shí)在合同管理的執(zhí)行上。

2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)注意收集合同履行過(guò)程中形成的文件，例如溝通記錄、交貨憑證、付款憑證、驗(yàn)收憑證、發(fā)票、工作記錄等。

3.合同履行監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)定期和不定期檢查合同履行情況，重大合同履行情況應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注，可以要求履行部門定期上報(bào)，監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)不定期進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查。

4.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)注意合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，如對(duì)方經(jīng)營(yíng)情況的變化、合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題等，若出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)和法務(wù)部門、管理層進(jìn)行溝通，制定應(yīng)對(duì)和解決方案。

5.負(fù)責(zé)保管合同檔案的部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同檔案及時(shí)歸類保管，原則上應(yīng)當(dāng)永久保存。合同檔案作為合同雙方履行合同的依據(jù)，一旦發(fā)生合同糾紛，將起到維護(hù)公司合法權(quán)益的重要作用。