春節(jié)過后，會(huì)有一些企業(yè)開始制定OA系統(tǒng)采購計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)高效率的網(wǎng)上協(xié)同辦公?？墒?，對(duì)于從沒有接觸過OA系統(tǒng)的人來說，還真不知道怎么做好這個(gè)計(jì)劃。

為此，筆者采訪了行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)品牌——華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的項(xiàng)目總監(jiān)萬先生，請(qǐng)他根據(jù)自己與大量客戶的親密接觸，提供一些企業(yè)的實(shí)際做法和成功經(jīng)驗(yàn)，來為我們提供一些參考。

萬先生說，OA系統(tǒng)等企業(yè)管理軟件的采購計(jì)劃是有章可循的。從實(shí)施角度說，也應(yīng)該建立行之有效的計(jì)劃，來保證系統(tǒng)的順利實(shí)施?？傮w上來說，這個(gè)計(jì)劃可以包括以下內(nèi)容，當(dāng)然因?yàn)槠髽I(yè)的行業(yè)和情況不同，有些內(nèi)容是普遍性的，有些內(nèi)容是個(gè)性化的，還有些內(nèi)容可能沒有提到，大家盡可以取長(zhǎng)補(bǔ)短。

項(xiàng)目組織

首先，企業(yè)應(yīng)該成立一個(gè)OA系統(tǒng)項(xiàng)目采購領(lǐng)導(dǎo)小組，這個(gè)小組的成員包括企業(yè)高層主管、IT部門主管，以及其他關(guān)鍵部門的主管，并明確各個(gè)人員的分工和責(zé)任。

需求分析

企業(yè)需要對(duì)自己的辦公、管理、流程進(jìn)行梳理，明確自己當(dāng)前辦公和管理中存在的主要問題，明確自己的需求重點(diǎn)和解決辦法，制定需求明細(xì)和項(xiàng)目目標(biāo)。

采購方式

有的企業(yè)可能需要通過招標(biāo)的方式來采購系統(tǒng)，這就需要制定詳細(xì)的招標(biāo)計(jì)劃。而對(duì)大部分企業(yè)來說，則不需要走招標(biāo)流程，只要自己直接去選型就可以了。

時(shí)間表

采購計(jì)劃中應(yīng)該有一個(gè)明確的工作時(shí)間表，除了項(xiàng)目的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，系統(tǒng)的初步篩選時(shí)間、集中選型時(shí)間、合同簽訂時(shí)間、實(shí)施時(shí)間、試運(yùn)行時(shí)間、服務(wù)時(shí)間等都最好能夠規(guī)劃出來。

系統(tǒng)考察

包括對(duì)OA系統(tǒng)的考察和供應(yīng)商的考察。對(duì)OA系統(tǒng)的考察包括功能和性能兩方面，如基本功能是否滿足使用需要，重點(diǎn)功能是否突出，穩(wěn)定性、易用性、開放性、靈活性如何，系統(tǒng)綜合成本的考察。對(duì)供應(yīng)商的考察則主要看實(shí)施保障、售后服務(wù)和口碑、品牌等方面。

合同簽訂

確定供應(yīng)商后，需要與供應(yīng)商簽訂購買合同，合同中包括商務(wù)條款和技術(shù)條款兩大類，包括系統(tǒng)的總金額、付款方式，以及供應(yīng)商所提供的系統(tǒng)功能和服務(wù)內(nèi)容等。

系統(tǒng)實(shí)施

包括系統(tǒng)的實(shí)施策略、組織方式、實(shí)施時(shí)間表、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，都盡量提前制定好，比如先在哪些部門實(shí)施，先實(shí)施哪些功能，如何培訓(xùn)，如何落實(shí)，如何保障等等，越具體越好。

系統(tǒng)服務(wù)

系統(tǒng)服務(wù)的內(nèi)容包括三個(gè)方面，一是服務(wù)時(shí)間，二是服務(wù)方式，三是服務(wù)費(fèi)用，這些內(nèi)容都需要提前跟供應(yīng)商明確，并在合同中明確約定，以免在后期產(chǎn)生誤會(huì)和被動(dòng)。

項(xiàng)目預(yù)算

企業(yè)對(duì)OA系統(tǒng)項(xiàng)目的費(fèi)用預(yù)算，最好能夠有個(gè)明確的范圍，否則在選型時(shí)會(huì)走很多冤枉路。如果企業(yè)對(duì)這個(gè)費(fèi)用沒有概念，那么可以先大致了解一些市場(chǎng)行情再確定。

說到最后，萬先生坦言，每個(gè)企業(yè)的實(shí)際情況差異很大，因此在制定OA系統(tǒng)的采購計(jì)劃時(shí)，可以參照上面的內(nèi)容，但不能照本宣科，否則可能把簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化。OA系統(tǒng)的采購和應(yīng)用一樣，都是在效率和規(guī)則之間達(dá)到一個(gè)高度的平衡。